职场:如何提升办事效率

GTD

1)把所有想到的、突发的任务,全部记下来,清空大脑。

2)2分钟内能否完成?能,立刻去做。不能,进入下一步。

3)是一个想法还是一个行动?前者,放进仓库里待用;后者,进入下一步。

4)是一个复杂项目还是一个简单行动?前者,把它拆解成一系列简单行动;后者,进入下一步。

5)最后,决定它的最终去向:今天待办;安排给别人;推迟。

职场:如何提升办事效率

规定切换状态

减少事件之间的切换频率,避免multi-task

不同事物之间的状态切换成本很高,譬如恢复和理解原来事件的成本。尽量避免multi-task,研究证明这不会对大脑产生帮助甚至会对其造成损害(Clifford Nass)。

紧紧扣住核心问题

每浏览一个网页,都问自己:我现在看到的这些,跟我想了解的问题有什么关联?如果有,就打开笔记写下来;如果没有,就立刻关掉。等这页笔记已经足够完善,足够帮助我解答这个问题的时候,我就果断结束「浏览」,让自己进行下一阶段的工作。

增加任务之间的差异

人是一种极端需要「新鲜感」的事物。长时间思考同样的内容,会抑制大脑的活动,让人感到厌烦、疲倦、昏昏欲睡,乃至无法集中注意力。

除了深度睡眠,大脑实际上是不存在「休息」的:无论你是专注还是发呆,大脑的耗能都非常稳定 —— 大约是人体总能耗的 20%。也就是说,只要你清醒着,大脑就是时刻在高速运转的,区别只是在于所激活的网络不同而已。所以,真正的休息,不在于让大脑「停转」,而在于自主的、有意识地引导它,使用不同的网络,从而激发出最优的效率。

所以更好的工作切换方式,是调整你的聚焦点,激活大脑的另一块区域。不同的工作之间,差异越大越好。比如:创作性的工作(写文章、做方案、录课程),最好跟整理性的工作(对已有信息的加工)安排到一起;数据性、分析性的事务之间,最好穿插一些能启发和激发想象力的东西。这样可以最大限度地放松大脑。

设置焦虑篮子

大家之所以焦虑,是因为我们忙着成为更好的别人,而不是更好的自己。

目的

1)把自己跟负面念头隔离开来,最大限度减少它们对你生活、工作的影响和干扰。

2)通过给予自己「我能够掌控这些念头」的控制感,来对冲不确定性所造成的失控感,从而降低焦虑程度,把更多的注意力集中在「如何解决」上。

方法

1)设定一段「焦虑时间」,专门用来思考这些会引起你焦虑的问题。不要在睡觉前。

2)任何时候,当你脑海里闪过一些可能令你焦虑的问题,立刻把它以某种方式保存下来(我的习惯是发送到微信的文件传输助手)。告诉自己:我已经把它记下来了,现在先不管,到时再一起解决。

3)等到了「焦虑时间」,就拿出这份笔记,按照上面记下来的问题,一项项去思考,着重去思考可以执行的事情有哪些。焦虑时间可以是每天中固定的时间段,也可以是一周内的具体一段时间,时间维度不宜拖到太长。

4)想法成型后再安排固定的时间段去整理,提炼,总结,或者安排具体的分配和执行计划。

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