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如何写出让人眼前一亮的年终总结?

如何写出让人眼前一亮的年终总结?
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年末是总结一年最好的时候,也是升职加薪走上人生巅峰的关键时刻。平常默默耕耘,低调的你如何让大家看到你的付出和努力?一份思维清晰、有说服力年终总结必不可少。今天和大家分享下,如何用结构化的方法写好你的年终总结

年终总结的重要性

在开始写年终总结前,我们需要先想明白,为什么要做年终终结。很多人觉得年终总结不过是给老板(领导)交交成绩单,走走流程做做样子混过去就好了,其实不然。

  • 对领导而言,年终总结是对你一年工作成果的呈现和输出
  • 对个人而言,认真写好年度工作总结是个人成长和提升利器

这是一个让他人看到你的能力和进度,充分展现个人价值的好机会。也是一个让你审视自身不足,将经验和教训沉淀为方法论,努力提升自我的机会。

因而,不管公司有没有要求,认真复盘过去这一年,总结和分析工作上的成长和不足都是为职业生涯加分的事情。

写总结的基本原则

写好年终总结需要有善于总结、善于梳理、善于思考的思维能力。一年的时间挺长,可能大家都会经历过很多项目,做了很多大大小小的事情。如果平常没有整理和记录,会无从入手。在开始进行年终总结前,可以先了解下几个基本原则,避免踩坑。

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✪ 内容精炼

不要一味堆砌这一年的工作内容,而是有主次、有重点地进行呈现。很多人会倾向于把这一年所有做过的事情都进行整理,然后进行罗列,觉得如果不都展示的话事情就白做了。但是真正聪明的人都是有的放矢,内容精炼。

尽量将信息量进行压缩,多用关键词或关键短语去描述,而不是长句,会让你的总结更加精炼。

✪ 呈现亮点

前面提到,年终总结是对你一年工作成果的呈现和输出。所以很重要的一点就是对你的工作成功进行亮点呈现,突出你的个人价值。换句话说,就是要突出你的工作重点,把你做得最好的事情,对公司来说最有价值、最有贡献的部分呈现出来。

如果你的工作是 KPI 驱动的,那就呈现你今年超量完成的数据亮点。如果你的工作是按项目展开的,那就将你最成功的几个项目呈现出来。

✪ 数据支持

用数据说话。假大空的套话其实并没有说服力,如果你的工作成功能用数据展现,那就量化你的工作成果。比如负责新媒体运营的小C,负责的公众号关注数从两千涨到四万,增长1900%。这就是一个非常有说服力的论据。

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✪ 逻辑清晰

逻辑是清晰表达的前提。一个好的年终总结应该是框架清晰,条理清楚的。不管是书面还是口头,用结构化的方式去进行内容的呈现,都更容易让人听懂,因为我们的大脑更喜欢有规律的信息。

因而,在动笔之前,建议用思维导图来整理,可以更清晰,更有条理地进行归纳和总结。

如何写年终总结

有了方法论之后,那么如何从无到有写出一份思维清晰的年终终结呢?

✪ 重要性顺序

1、在思考的时候,我们可以用从下到上(先分散后总结)的思考方式去思考:

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列举

首先,用列举法。先大概列出全年的工作内容、所有参与的项目及最终的产出。列举的时候不用进入太多细节。这一步是为了大概了解这年内主要完成的事情,做到心中有数。

排序

其次,用排序法。按照项目/任务的重要程度、参与度进行排序;重要的、参与度高的项目/任务在前,其余次之。这一步可以让你大概了解年终终结中需要重点呈现的是哪些内容。

总结

接着,对重要项目/任务的成果进行总结,提炼全年的工作亮点。

2、为了让你的表达更清晰,在进行结果呈现的时候,我们可以用由上而下(先总结后分散)的方式去进行内容的呈现:

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  • 结论先行:首先呈现全年的工作亮点,把最重要的结论和成果进行呈现。注意做到精炼,突出重点。
  • 以上统下:每个部分需要有一个比较鲜明的结论,类似于小标题以上统下,让整体更有层次感。
  • 归类分组:按照项目/任务的重要程度,进行重点项目/任务的成果展现,最好用数据呈现,用事实说话。

关于金字塔原理,我们之前有进行过较为详尽的介绍,可以参考:精读笔记 | 一文读透《金字塔原理》

✪ 时间顺序

如果你的工作内容不是按项目划分,可以采用时间顺序来进行总结。但同样,也可以用大事记、里程碑时间(时间轴)来突出每个阶段的亮点,做到有主有次。展开总结的方式可以参考以下方法:

  • 按时间罗列全年事件:根据时间顺序,先细数这一年内各个时间段主要的工作内容,完成了哪些事情。
  • 提炼阶段表现:或许每个时间段的工作侧重点不同,可以按季度来提炼总结自己的阶段表现,呈现个人的工作成果。

✪ 结构顺序

如果你的工作内容较多,囊括的范围较广,可以将年终总结拆分成几个部分来进行盘点和概括。比如说很多市场运营的工作岗位,要兼顾的东西比较多,社交媒体运营、活动运营、渠道开拓、媒体维护、产品反馈、用户增长等等。这时就可以按结构顺序,分部分进行阐述。

当然,除了盘点成果外,总结经验教训,分析问题和不足也是很重要的部分。如果你想让这份年终总结更有深度,最好的方式是加入你自己的思考。不管是对产品的想法、渠道的观察、对现状的分析建议,还是新一年的改进措施和展望,都是加分项,可以认真思考。

XMind 和 PPT 联动的小技巧

在进行年终总结时,如果是部门内部的分享,用 XMind: ZEN 进行总结完全够用。但如果要面向客户或 boss,很多人会选择用 PPT/Keynote 进行呈现。这边和大家分享几点 XMind 和PPT联动的小技巧。

1、导出透明背景的 PNG 图片,再插入 PPT

XMind: ZEN 支持导出透明背景的 PNG,可以先在 XMind: ZEN 内将逻辑理清,然后导出直接插入PPT。透明背景的PNG图片的好处在于,可以将思维导图更巧妙地融入 PPT 中,不会造成突兀感。

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使用方法:

将背景颜色设为无填充即可导出透明背景的图片(不勾选填充背景颜色。除了精美的主题模板,还有满足商务需求和教育需求的原创贴纸和图标也可以充分利用起来。

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2、运用大纲视图,理清思路

PPT 最重要的其实不是美观的排版,而是清晰的逻辑。可以先在 XMind: ZEN 中用大纲视图+思维导图的方式迅速理清总结的思路和大致内容,再导出 Word/Markdown/Textbundle/OPML 等文件,进一步优化工作流。

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使用方法:

将思维导图导出层次清晰、表达清楚的 Word 或其他格式的文本文件再转成 PPT。

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以上。

原文作者:XMIND

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