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简单有效的时间管理方法,你有在用吗?

简单有效的时间管理方法,你有在用吗?

《番茄工作法图解》/Staffan Nöteberg  著

最近一段时间一直在学习读书方法,看了好2本关于读书方法的书籍,比如《如何阅读一本书》、《王者速度法》,然而并卵,我发现读书有技巧,可是时间却掌控不了。难道在时间的管理上面就没有技巧了吗?答案是:有。当你在工作生活中会不会觉得时间像流水一样,不停的从身边溜走,关键是你看似学了很多,其实时间浪费的更多更多。

今天就和大家聊一聊,关于时间管理类的话题,有过一个著名的工作方法:番茄工作法。

上面这张图片就是一本专门介绍番茄工作方法的图书,书名是:《番茄工作法图解》,作者是Staffan Nöteberg(本人只能看懂字母,不认识那两个点是啥?),瑞士人。番茄工作法践行者诺特伯格所著《番茄工作法图解》的解读版,可谓是浓缩中的浓缩,精华里的精华,而我今天把本书进行拆解,以框架进行讲解。

那什么是番茄工作法呢?

简单的说,是弗朗西斯科•西里洛于1992年创立的高效工作法。当时他为了让自己专心投入学习,在厨房找到一枚定时器,形状像番茄,他把它叫做“番茄钟”,把通过计时并专注做事的方法叫做“番茄工作法”。

虽然你很可能不了解番茄工作法,不过,我希望你在浏览下面的内容前,马上利用身边的计时器,比如用手机调一个标准的番茄钟25分钟,调完立即开始倒计时,继续阅读本干货。

为什么要用番茄工作法?

因为它能帮助我们调整状态,从而更高效地解决复杂的事、无聊琐事、逼近期限的事等等。

番茄工作法告诉我们高效工作的捷径是“没有打扰”。但是在现今纷繁复杂的社会,人们难免做到不被打扰。它就给我们提供了解决办法:自制无干扰时段。

番茄工作法的科学依据有哪些?

1、形成“工作-休息”条件反射

调完时钟后立即进入高效率状态,调钟的动作是为了形成特定的条件反射,有利于一个人更专注的做事。一个番茄钟结束后则立刻休息。

简单有效的时间管理方法,你有在用吗?

手绘图片

2、休息帮助大脑融会贯通

番茄钟之间必须要有休息时间,休息的时候,我们大脑的“投影仪”——海马体,会投射出旧影像,同时,大脑会寻找新联系。这种“脱机状态”有助于产生新联系,帮助大脑融会贯通。

3、使用简单的工具,有助集中注意力

番茄工作法的五个阶段

1、计划

把当日(或某段时间)需要做的事列出来,估计一下需要几个番茄钟。一个标准番茄钟包括25分钟工作和5分钟休息。接下来请你先看完五个步骤后,再回头看对应步骤下方括号里面的“说明”

这里涉及到番茄工作法最核心的部分——三张特别的表格:今日待办表,活动清单和记录表。

今日待办表:即列举每日待办事件的表格,需要每天更新。它同时具有记录突发事件的作用,若出现了未预期的“干扰”,则需要把这些事件写在“紧急/突发事件”一栏,并做好标记,以备优先处理;

活动清单:即列举未来一段时间内所有需要做的事情的表格,不需要标注日期,完成一件事,划掉就好;

记录表:用来汇总每天的工作进度,包括今日待办表上的信息,还有预估番茄钟数量与实际使用数量的对比,每项活动的具体日期和时间。这是一个回顾和反思的表,能让我们更好地调整时间,做更好的计划。

2、跟踪

从第一个番茄钟启动开始,到最后一个结束。在这个过程中,如果遇到干扰,就把干扰项记录下来。

跟踪即“做标记”,对于某个事件,如果你预估3个番茄钟来完成,那么3个钟过后,就在对应活动后面做个标记,比如打3个勾或画3个圈。如果三个钟不够则再加番茄钟,每次额外添加的番茄钟都要用其他不同的符号来区分标记。

3、记录

每当完成一个番茄钟,就在“今日待办表”上标记一下,同时把中断次数记下来。

一天的事情结束后开始记录、处理。记录就是将“今日待办表”中你所需要的跟踪数据誉写到“记录表”中。

4、处理

将记录表中的内容汇总为有效的数据信息。比如,你可以计算一下某项活动过去几天的平均番茄钟数,以此来分析近期的工作效率情况。同时,我们要把“突发事件”放入“活动清单”,并且进行预估,每件事需要多少番茄钟。

5、可视化

这步需要以图表的形式呈现,以帮助我们更立体直观地分析之前工作中可以改进的地方,以便未来更好地提高效率。是否需要这步因人而异。

如何抵御中断,对抗干扰

1、避免两种极端

后进先出:这种情况是指,如果你总是以这样的次序做事,新冒出来的就和砌墙的砖头一样,总是“后来居上”。

大计先行:人们常常会为了避免①而跳进②,即早早地规划自己未来的日程,3月5号做什么,6号,7号,8号……但这种规划始终不能适应变化。它只对处在封闭期的人有效,比如备考学生和产品开发者。

2、三种中断

内部中断:往往是自己的事情,来自自己内心的暗示——“我肚子饿了”,“我得打个电话”,“微信有人找我”等等

外部中断:是别人或外部环境施加的,比如上司临时召开会议,朋友打来电话,或者一些不可抗因素,比如台风、地震、火灾。

系统性中断:指每天都会出现的难以避免的干扰项,比如未预期的来电,新邮件,新微信,内急等。

诺特伯格把第三种系统性中断分别归类到了前两种,来电新邮件是外部中断,内急属于内部中断。

面对中断的最合理态度:

不要立马做突然冒出的事,也不要无视它们。把每一个中断记录在“今日待办表”下方的“紧急/突发事件”栏,然后根据重要和紧急的程度(这里可以参考我上一篇文章提到的“时间四象限”)把它分类,再考虑什么时候做比较合适。

面对中断时,要始终记住一个原则:一个番茄钟就是最小单位,不可分割,一旦中断,只能舍弃!

如果是短暂中断,比如回个微信,打个电话,上厕所等,不妨把几件小事凑在一个钟里统一完成。

番茄工作法必须遵守的原则

1、番茄钟神圣不可侵犯

2、番茄钟的最小单位是不可再分的

一个标准的番茄钟是25分钟,当然,你可以结合自己的实际来定义一个番茄钟的时间,如果你不能专注太久,可以定15分钟,如果可以专注较长时间,那就定30分钟,这15或30分钟就是不可划分的最小整体。注意,番茄钟时间一旦确定也不可修改,否则违反原则7。

3、某活动达到5-7个番茄钟,则一定要拆解

任何活动达到5-7个番茄钟时就已经开始过载了。这时需要拆分为小项目,使其更加清晰。比如,我要完成这篇干货,预估所用番茄钟的数量会超过10个,那么我会把这个事件拆分成5个小项目:看完《番茄工作法(解读版)》;进行整理和思考;再看这本书一遍;进行最后的浓缩;编写电子版并分享。这样我就能很高效有序地完成任务。

4、某活动不足一个番茄钟就需要其他活动凑足

一个番茄钟时间可能有多,所以让你在这个番茄钟内增加同一个活动,即再读一遍本干货,读完两遍后还没响铃,就用剩下的时间进行思考。

5、番茄工作法不可用于休闲活动

比如你不能花一个番茄钟去星巴克喝咖啡,花两个番茄钟玩游戏之类的。

6、番茄钟时间要固定,否则无法进行分析

只有相同时长的番茄钟才可以相互对比。不能今天一个钟是25分钟,明天是20分钟。

最后,关于“休息”,这里提供一个最理想的休息方法——浅睡5分钟。

•找一张舒服的椅子,或想象你现在坐着的椅子是很舒服的。

•闭上眼睛,把身体放在最舒服的位置上。充分放松脖子、手臂、腿。

•想象你身处美丽的沙滩,比如在夏威夷的小岛边缘。阳光很温暖,正在从头到脚缓慢地照射着你的身体,你的注意力跟着阳光走,每过一个地方,就告诉自己,这一处已经放松了。

•想象一个白色的,巨大的矩形在空中轻轻地漂浮着。

休息完成后,慢慢睁开眼睛,开始下一个番茄钟。

简单有效的时间管理方法,你有在用吗?

具体的图解

今天内容就到分享到这儿,当然了,我也是一个自我时间管理的践行者,如果你还没有番茄钟app的话,那赶紧拿起手机下载一个番茄钟,昨天老鲁的文章有写推荐|提升个人学习效率的5个app你也可以下载这个试试。如果i仔细阅读全文,相信你已经可以做一个非常优秀的番茄工作法的践行者了。加油!

END


我是Jasam老鲁

原文:http://www.jianshu.com/p/e44b9abce133

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