时间管理到底在管理什么?

提高效率,充分利用更多时间,干更多的活?学更多知识?

不,这样你只会更加焦虑和疲惫。因为事情和知识都是无穷无尽的,人脑不是机器也不是存储空间,而是敏锐而沉浸地思考,创造和感受。

我们时间管理的最终目的,应该是:

1.从无意义的事情中解脱出来,拒绝那些令你空虚的负面事务

2.高效而非忙碌,为的是有更多时间和精力追求并体验世界上最好的事情:理想 激情 爱好 等你认为更有价值的事

时间管理由三个部分组成:1.规划 2.拒绝 3.进入心流

一、规划

显得忙碌可能是懒惰的一种形式——懒于思考和未经选择去行动

你是否工作了很多年,一直没时间去做对自我工作能力提升有帮助的事情,久而久之,你感受不到任何成长,开始觉得这份工作没有价值和前途,态度上就会敷衍,敷衍会让你的工作质量下降,消极的工作态度会被同事感知到,无法收获积极的正反馈,得不到尊重又会让你感觉工作是没有意义的,你就陷入了一个恶性循环。

这是缺乏对自己的规划导致的,每个人负责的工作内容,琐碎的事务和拿结果的产出往往并存,只是平时我们总是习惯性的在救火和一条条划掉永远划不完的待办任务,而不是先问自己,今天,本周,本年想要达成一个什么结果。

规划核心是要做两件事情:

1.思考和分辨工作重心

有几个很好用的方法可以帮助你确认最重要的事:

  • 在每一天的开始问自己:如果今天只做一件事情,哪件事完成后自己就会很满意,即使其他事情都没做
  • 如果今天只有两小时可以工作,你会用来完成哪一件事
  • 你最恐惧担忧但又迟迟未开始的那件事是什么,是否一直忙于做更容易的事情,从而可以不面对那件头疼的事

始终思考最关键的问题,围绕个人目标和组织目标,问自己,以下问题是否有经常思考过?

  • 你知道自己想具体做什么样的工作内容吗?
  • 你有跟你的领导表达过你做哪类事情更有优势吗?
  • 3-5年想达到什么程度的专业状态?有业内榜样吗?
  • 希望通过什么样的产品和项目锻炼个人能力?

  • 这件事更正确的、更有效的方式是什么?有针对这些工作梳理标准化的流程吗?
  • 你能总结出领导同事常见的工作需求吗?比如针对每个人都来频繁询问xxxx问题,可以整理出一份规范文档来总结高频问题。

  • 你知道你的领导是什么风格的人吗?日常关注的重点、思维方式,期待和要求是什么吗
  • 你在完成任务后有及时跟进反馈吗?
  • 你知道如何汇报你的劳动成果吗?

2.列入到周计划和日计划中

-识别出来的重要事情要列入到清单中

-计划中每周最多只需要完成3件重要的事就足够了,将事务分解到每天的任务中

-其他事都让步,维护秩序,不能插队,抽空做

二、拒绝

拒绝是时间管理中最重要和最难,也是大部分很容易忽视的功课

以下的例子都以产品经理为例展开:

1.一个原则

加班做50个没用的需求不如做好一个亮点需求亮点需求是什么,很简单的标准:

第一档:这个东西能写到你的年终汇报上

第二档:这个东西属于部门小组年度BP的分解内容,领导都比较关注

第三档:这个东西做好了有一定影响面,可以让很多人感知到和使用到,有机会收获好的反馈。

2.一些真相

1)拒绝需求比完成需求更重要有些需求,本身没有不合理,甚至是别人的刚需,你似乎很难找到拒绝他的理由,但是对你和你的上级组织却没有任何好处,他们都不在意你有没有做。对于这类需求,用对方能接受的方式,说服对方暂缓。

2评估投入产出比不要傻傻只算开发人天,有些需求,开发人天可能就1天,但产品出方案可以把人折磨一个月,产品的时间就不算时间吗?统计开发人天是老板的角度,对我们自己来说:时间是打工人的生命。作为产品经理,很容易过于共情别人的目标和痛点,似乎不解决,就是产品有缺陷。但是你的工作不是做慈善,专门帮别人解决问题不求回报,而是用有限的时间产生更能看得见的价值。

3)想清楚部门为什么需要你这个岗位

越到后期,产品设计最重要的能力不再是基本的能不能解决问题,把需求做的有多完善了,而是识别,判断,规划,减少了需求量你可以利用更多开发资源做更重要的事。

3.拒绝需求的方法

难以拒绝别人,表面上看是因为你工作负责,体谅同事,本质原因是你没有自己的工作重心,即第一阶段的规划没有做好。

从易到难:

  • 告诉所有人你的工作规划,尤其上级,以及需求方,强调他们关心的部分以及计划完成的时间,让他们有耐心等或让步
  • 分清分工和自己的能力边界:当发现事情在自己能力和掌控范围之外让人头痛时,stop,往往这件事并不该让你来做,给更合适的人
  • 足够专业和有理有据,让其他人信服你的决策和判断,以理服人
  • 锻炼高情商沟通说服能力,积累话术,向上争取时间和资源,向外说服到其犹豫放弃
  • 从任人宰割和剥削的劳动力变成领导:在职场里晋升,从而将事项授权给他人,有话语权拒绝无意义的事
  • 跑路,当自由人

三、进入心流

如果你目前的岗位性质,时间紧,任务多,根本不可能有拒绝的权利,且项目进度卡到你无法抽出时间精力规划任务本身以外的事情,那么进入心流可以帮助你更快心情更愉悦地完成任务。

时间管理到底在管理什么?

以下是破坏心流的常见因素:

1.避免多线程,多需求同步进行

-把一件事情做到此时此刻能做到的最大限度时,再放下这件事

-使用番茄钟,记录自己处理该工作所花的时间,对自己的时间花费情况和产出情况形成清晰的了解

2.手机静音,不看工作群消息,晚点回复不会死

判断是否需要尽快回复,自己是否需要花时间思考才能回复,如果是后者,则没必要从正在做的事情中抽离出来去思考;如果是前者,可以快速记录下,确认问题所在和方向后,就去做原先的事。

-怎么避免被人找和打断?单独找会议室处理需要高度集中的事务

-利用碎片时间做这些事情:解答问题,顺手帮忙,传递信息,回复消息,提醒催促,分派任务,更新单据状态,约会议

3.放下杂念和让你感到焦虑的事

若突然想起另一件紧急的事怕忘了做,或者因一件很难的事怕出问题,我们很容易转移注意力而感到焦虑,没法做眼前的事,这时先写在便利贴上,告诉自己一个番茄钟后马上就能处理。

4.流程化规范化

重复简单的事情无法让我们有心流体验,可以总结出流程和规范,避免浪费时间思考。且按流程,标准来能保证及格分。

5.节省沟通时间

产品经理大部分的工作时间都是沟(si)通(bi),如何节省沟通时间让自己回到做事的心流状态?

-提前准备好问题和立场,不要在沟通时再想,因为沟通主要是理解对方的立场,而不是去组织自己的立场。

-沟通后立刻将结果记录或直接落实。避免遗漏信息,时间长后遗忘导致反复沟通。

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