详解GTD时间管理法

什么是GTD时间管理

 

GTD就是Getting Things Done的缩写,意思是“把需要做的事情处理好”,是一个必须要学习并且使用的管理时间方法。众多时间管理的书籍,都是基于GTD的思路衍生出来的。

GTD的核心理念概括就是必须记录下来所有要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、执行回顾。为了方便记忆,我把五个核心原则归纳为GTD三步法。

收集

 

GTD的第一件事,是收集。

收集指,把任何需要跟踪处理的事情都放在“收集箱”,用外接硬盘去处理,而不是用自己的大脑去处理信息。

特别提醒,这里的事物收集包含所有需要处理的事情。

最简单的收集方式就是把能够想到的所有事情全部列举并记录下来,可以用记事本,时间积木,TODO等办公软件处理。

整理

把所有事件收集起来后,第二个步骤就是整理,整理的环境我们就会看到一些非常熟悉的时间管理模型。主要有:两分钟原则、四象限整理法、每日事物处理的1-3-5规则。

01
两分钟原则

任何事情如果花的时间少于两分钟,那么马上就去做。两分钟是一个分水岭,这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

02
四象限整理法

 

详解GTD时间管理法

我们把每天要做的事情根据重要和紧急程度分成四个象限,这种分类方式被称为艾森豪威尔矩阵。
它依据“重要”和“紧急”程度,将任务分为四类:

  • 第一象限的任务毋庸置疑很重要,而且有明确的临近期限,理所当然应该获得最高优先级,立刻着手行动;
  • 第二象限的事由于不紧急,就容易被忽略,因为总有那些“重要而紧急”的事情占据了我们的注意力—直到把它们拖成了“重要且紧急”,因此应当重点关注
  • 第三象限的事项无关紧要,完全可以忽略。如果真的安排了时间优先做这一部分,很可能是在避重就轻,陷入拖延;
  • 第四象限是让我们看起来碌碌无为的罪魁祸首,所以要尽可能少做,或安排别人去做,把时间留给重要的事情。
03
1-3-5规则

 

每天列出所有你需要做的事,然后,你每天的目标就是完成1件大事,3件不大不小的事,以及5件小事。千万不要高估自己的能力,根据数据统计,人每天处理三件重要的事,已经可以称之为高效了。

组织

在把事件做了初步整理后(处理完2分钟搞定的项目,删除不需要做的项目;委派别人可以代为处理的项目和事件后),我们可以把项目根据分类放入以下三个清单。

01
下一步行动清单

单一事件可以直接列入行动清单;如果一个事件可能涉及很多的步骤和行动,我们称之为“项目”。虽然步骤很多,但是其中一定会有你需要首先去做的事情,这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。然后我们使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

02
等待清单

等待清单的事件指,现有资源不足以支持采取下一步行动,事件要不需要他人协助,要不需要等待外部事件和资源。针对等待清单事件,应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

03
将来/可能清单

这些事情你需要在某个点去做,但是不是马上。可以在你的清单账户中,设定一个愿望清单,把你所有想实现的愿望都记录下来,放到愿望清单里。适时回顾并且完成。

执行

 

如果你把你的时间都花在组织工作,而不是做它们,那么所有的GTD系统都是不好用的!在时间管理的自行中,可以可以参考这9个时间管理技巧,它可以让我们的执行更加的高效。

克服拖延:根据目标指制定年月日计划,限定时间内集中完成

拆解任务:将大任务分解成易于行动的小任务,能让你更有动力

批量处理:相似的任务统一时间集中处理,可节省大量时间

15分钟法则:在任何想放弃的时候再坚持15分钟,提升你的自律

设置期限:基于任务的价值设置最后期限,激励自己高质量完成

时间日志:记录自己时间的使用去处,归类分析并及时调整

训练专注:屏蔽一切可能会让你分心的事物,勿让时间因琐事而浪费

分清主次:分清轻重缓急,然后全力以赴地行动

切割时间:不要勉强让自己一直保持专注,每半小时可以让自己放松一下

回顾

按日回顾、周回顾、月回顾来总结GTD系统

一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查,那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。

详解GTD时间管理法

善用PDCA模型即可:PDCA是Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(处理)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理,并且循环不止地进行下去。

PDCA模型在我们的历史推文中被提及过很多次,这里就不多说了。

后记:时间管理不是简单的收集整理,而是更需要关注执行和结果,对于运营人来说,以结果为导向更是一种基本能力。我们,要做时间的主人。

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