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给团队分享「如何做好时间管理」的文字版

一、先说概念

什么是时间管理?我们可以管理时间吗,时间不会听我们的。所以,我们管理的是我们自己。那么具体管理我们自己的什么呢,需要明确的聚焦。

时间管理,就是人的注意力管理。

注意力是稀缺且容易被分散,所以注意力管理可以拆解为注意力的集中和分配。打个比方,要像支配自己四肢一样去支配注意力,想干活就干活,想休息就休息,想摆放到哪里都可以。另外,也像健身一样,把注意力当作一块肌肉,去反复训练。最终达成的效果,就是我们可以很好的管理支配自己的注意力。

我们在工作和生活中经常遇到的问题是,有太多人和事都在试图抢占你的注意力,对于商业模式来说人的注意力就是收入来源,比如离我们最近的互联网、广告和媒体行业,养了很多高精尖人才,拥有很多前沿技术,都是以抢占人们注意力为目标的。

所以我们看到了,短视频产品要看用户时长、综艺节目要看播放量、PR要看传播曝光、PUSH要看打开率等、明星直播要看同时在线人数;也有太多人也想霸占你的注意力,比如同事在IM上咨询问题、邀请你开会、路过时拍你肩膀、领导强制安排临时任务等。

现状是我们的注意力是完全失控的状态,我们管不了它,更没办法做集中和分配。这让我们很痛苦,但这种痛苦的来源是注意力失控,可能是大家没意识到的。

比如,从感知层面讲的几种现象:1、总有重要的事情想做却没做,但时间已经过去了2、每天很忙,但也说不清具体在忙什么3、想认真写个方案,但注意力没办法集中4、看待事物浮于表面,从没想过背后逻辑,总被问倒5、工作没产出、自身没成长,很慌

这些都是时间管理做得不好,没办法管理控制自己的注意力带来的危害。如果能解决这个问题,以上的现象在很大程度上都会得到缓解。

二、再说理论

《一万小时天才理论》这本书的核心观点,是说获得世界级技能不强调先天优势,而是靠后天的长期反复又合理的精深练习,以及强烈主观意愿的牵引,再加上伯乐的助力赋能。在这里面,最核心强调的就是精深练习。

精深练习不是简单的反复、重复、持续练习,这是没用的。重要的是增量的练习,朝着既定目标挣扎前进,挑战自己的能力极限,不断犯错、纠错,这让你更聪明。“犯错并加以改正——就像爬冰山,刚开始的时候会滑倒,会跌跌撞撞,最后不知不觉中变得敏捷自如。”在精深练习中犯错更容易转化为技能,所以要勇于面对一次次失误和错误,不断克服战胜。

精深练习的理论依据来自于生物学,就是髓鞘质的重要性。

髓鞘质是和骨髓、神经系统有密切关系的绝缘体,可以理解为像我们上网用的带宽,髓鞘质越厚,人控制信号传递的速度就越快,构建神经回路,达到控制肌肉的收缩速度和精确性,人的即时反应能力越强,技能才能等级越高。

提出了一个公式:精深练习*一万小时=世界级技能

《深度工作》(Deep Work)这本书的观点是,在无干扰的状态下专注进行职业活动,使个人的认知能力达到极限。这种努力能够创造新价值,提升技能,而且难以复制。实际上强调的也是注意力,在高度专注情况下的产出,和《一万小时天才理论》的概念是相通的。

也提出了一个公式:高质量工作产出=时间*专注度

举两个例子:

J.K.·罗琳在写《哈利波特》期间会远离社交媒体,她的Twitter账号是工作人员帮忙注册的,在前一年半里只发过一条消息:这是我的实名账户,但恐怕我不会经常发声,因为当前纸笔仍然是我的最爱。

比尔盖茨每年有两次思考周,远离世事(通常是在湖边小屋),只读书,思考大局。

书中给出几点「深度工作」的方法:

1、培养深度工作的习惯,保护自己的注意力。通过设计惯例和固定程序,让自己进入和保持高度专注状态;2、关注点放到极端重要的事情上,知易行难;3、抓住引领性指标,相对于滞后性指标更容易落地执行;舞蹈大赛在南方城市落地并引入当地舞者,是引领性指标;南方城市的渗透和舞蹈行业的影响力,是滞后性指标;4、定期问责,类似OKR的review

另外,每天留给自己一些自由的时间,享受闲散安逸。原因:1、安逸时光有助于提升洞察力2、安逸时光有利于补充深度工作所需的能量3、晚间安逸时光里放下的工作往往没那么重要4、拥抱无聊。保护自己的专注力,切勿不断分心,要持续专注。5、远离社交媒体,不要用社交媒体消遣。很多信息不用及时回,很多社交内容不用看

《重要的事只有一件》这本书就强调了一点,就是:只做一件事。这是多米诺骨牌效应,完成最紧要的事就像推到第一块多米诺骨牌,接着剩下的问题就会迎刃而解。这让我想起美团王兴的那句话:Keep growing,fuck everything else。在美团的快速成长过程中,是可以清晰看到这句话的。

阻止时间管理的6个谎言(实际上就是如何管理控制注意力):1、每件事都很重要。优先级的排序很重要缩减:围绕目标,缩减自己要做的事极致:发现是真正有价值的核心事项,要多投入时间做到极致拒绝:学会对其他事件说不,或者暂时缓一缓。不是所有的待办都要完成

2、同时处理多件事3、有规律的生活4、试图平衡生活的各个方面

三、最后说怎么做

1、注意力保护

  • 提前做好规划,每周日规划好下周重点,每晚想好第二天重点,在工作中不断提醒自己,只做重要的事。
  • 每周选出最多三件重要的事。方法是先对业务有系统性思考,然后选出几个todo,通过多次做减法,选出1-3件事。思考不做这件事会有什么损失,做了这件事有什么收获。
  • 学会说不。对同事、对朋友、对上级说不,但不意味着要去伤害对方。
  • 最好的工具是笔和纸,Evernote记录一些稍微复杂的内容。不建议用时间管理软件,鼓捣那些app也会耽误时间和分散注意力。
  • 不要追求秒回信息,除非是上级发来的。
  • 不要让会议和沟通把时间切的很碎,会让你丢失注意力,无暇做深度思考。每天保证至少有一大块时间属于自己。
  • 不要追求完成每天的待办事项,不要追求这样的成就感。
  • 给自己设置启动专注的仪式感,比如带上耳机听某种音乐、某个姿势、让老婆孩子滚远点。

2、注意力练习

  • 读书、冥想、跑步、发呆等,都可以练习管理自己的注意力,每周三次。尤其推荐读书,好处远远超出了获取某种知识本身,是给自己一段专注的时间段。
  • 让自己有独处的时间,放松下来,让自己的注意力得到休息,补充深度思考所需的能量。比如,散步、听音乐、看看窗外,不要用这段时间刷短视频、看剧、聊微信,远离社交媒体。
  • 健康的生活习惯,早睡早起,适度健身合理饮食。

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