老板们的7个时间管理原则

文:王智远| ID:Z201440
苹果CEO蒂姆库克(Tim Cook)、百事可乐CEO卢英德(Indra K. Nooyi)每天4点半起床,Twitter创始人杰克・多西(Jack Dorsey)5:30起床,张朝阳说,自己每天晚上12点睡觉,凌晨3点起。

连睡觉,都如此内卷?

我每次看到这种新闻,心里会冒出巨大疑惑”总裁们,不睡觉吗“?我相信,对时间管理这件事,你早已麻木;为什么呢?

因为,你模仿过他们。

工作太忙,总要挤出时间做喜欢的事,要么牺牲早晨两小时,要么中午不休息,最终不仅没达到预期效果,反而还折腾出“精力不足”的情况。

难道,是方法不对吗?

是的。和大家一样,大佬工作强度高,却能把时间用到极致,奥秘并不在“显性层面”,而重在7种思维方式的连贯运用上。
北极星思维

北极星并不是天空最亮的恒星,如果你在的地方足够黑暗,才能看到,从中世纪开始,它就对导航起着关键作用。

它位置十分独特,几乎处在北极正上方,所有星体都围绕着它在转(这是一种尤地球自转引起的运动),如果你想往北走,只要抬头看北极星,就能大致了解前进的方向。

商业领域,有一个思维模型从它身上汲取灵感,即,北极星指标(OMTM,One metric that matters),它指导着任何一家公司的愿景,使命。

例如:

百度愿景,成为最懂用户,并能帮助人们成长的全球顶级高科技公司;抖音短视频使命,激发创作,丰富生活;快手使命,帮助人们发现所需、发挥所长,持续提升每个人福特的幸福感。

它有五个维度,分别为目标具体的(Specific),可以衡量的(Measurable),可实现的(Attainable),相关性的(Relevant),有明确的截止期限的(Time-bound)。

个人而言,比起一开始时间管理的忙碌,你应该先起草一份,用它给自己定位,将正确做法放在第一位,就能随着时间推移,获得令人惊叹的成功。

老板们的7个时间管理原则

如果,你了解自己的“北极星指标”,就能朝着长远目标前进,没有就会迷失方向,受到短期主义意外后果的影响。

例子无穷尽,有几个参考项:

  • 3年之内,培养个技能
  • 努力存钱,45岁前退休
  • 高效第一,避免复杂化
  • 做个好家长、好老公
  • 不耽误工作情况下,找到人生第二天职业曲线
  • …….

记住,有些可列为价值观长期坚守,有些要做到可衡量、具体时间,截止期限,不然很容易放弃。

可是,前进过程中,一些北极星指标会发生变化,怎么办?没关系,你会更清楚自己想要实现的主要目标,或者人生大事。

有些事情,会推动你朝着另一个方向前进,假设抵达某个目标,你可能需要一颗新的代替。

比如:

十几岁,青少年北极星是各科取得好成绩,进入某所大学,一旦达成该目标,他可能就需要新的北极星。

商界大佬每年都会有几项关键的“北极星”,尽管平时你总能看到有关“某为创始人”各种新闻报道,但整合下来,都在围绕2-3件展开。

按照人生维度,它可分为“长期、短期”两种使用方法,对于长期愿景,你无法迅速抵达,不过没关系,它也会指引你做出各种人生抉择,使你缓慢稳步地接近目标。

企业家比尔·盖茨(Bill Gates)在1996年出版的《未来之路》(TheRoad Ahead)书中谈到:

“人们往往高估未来两年可能发生的事,却低估未来十年中可能发生的事”。

这句话针对商业环境,提醒人们不要忽略远处的威胁,因为,它们可能发展成重要竞争对手;也就是说,不要低估新型竞争者进步能力,也不要低估十年内技术发展的程度。

请你想下,不过3-5年,抖音从占据极少市场份额的短视频平台,发展到月活8.2亿(Quest Mobile发布数据,截至2022年6月),人人都在玩的APP,有多么快速。

就个人而言,该思维模式非常受用,从每一天看,实现进度不可能明显,但长期坚持重要目标,正确方向,每天进步一点,也能走的很远。

所以,弄清楚每天该做些什么,以及如何高效完成这些任务,才能让人生变乘法,它应该排在TOP1的位置。

避免双线作战

此故事很经典,第一次和第二次世界大战中,德国东线对抗苏联,又在西线对抗同盟国,两次注意力分散导致最终失败,后被称作“两线作战”(Two-front wars)

有句俗话,抓住此概念精髓:

“如果你同时追两只兔子,最后只能两手空空”;如果你监督过超过两个孩子做一件他们不想做的事,就会理解“两线作战”有多艰难。

它告诉我们什么呢?

以前我说过,大脑有两种思考方式,一种感性下的自动导航模式,一种理性下的深思熟虑模式;你每天可能都在以“多任务”处理各种问题,大脑,并无法同时专注两件需要集中注意才能完成的事情。

如果你试图这样做,就是被迫在两件事之间来回切换,很多人已经养成该毛病,所以,才造成心流时间(mental flow)越来越短。

试想一下:

做项目方案,突然停下来处理领导发的邮件,思维切换比较容易,如果做方案和阅读文章之间切换,是不是会耗费巨大精力?

这种思维不是即时的,你需要放慢一件事的进度,专注另外一件,不然,很容易两件都搞砸。

老板们的7个时间管理原则

不过,要是几项活动同时进行,表现就不那么明显,并不损耗太多认知资源,就没多大问题。

例如:

边吃饭边追剧,边看电视边叠衣服,边听音乐边健身。

相反,若所做之事会酿成不良后果,多任务处理则会立刻引发问题,甚至是致命的,如同边开车,边打电话发信息。

曾经,一位教育公司负责起草儿童“学习手册”的朋友,经常在多种任务之间切换,结果一份材料中,不幸酿成文字、段落错误的事件。

此外,这种思维即浪费时间,也浪费精力,你关注事项太多,还需付出额外精神代价,所以对于会造成重要后果的事,还是尽量避免。

商业领域,也存在多任务处理,我见到的老板有两种:

  • 一类极为聚焦,一年专注1-3件事
  • 一类极为动荡,似乎每月都在开调整会

最后下来,自己都不知道要往哪个方向走,动不动就想赋能别人,甚至阵地都不稳。

每阶段、每次只聚焦注意力做一件事,有助于你拿到最佳表现,因为最佳表现取决于创造性的解决方案,而这需要专心的力量。

创业投资家保罗·格雷厄姆(Paul Graham)称之为,你脑中的首要念头(the top idea inyour mind)。

他曾说过:

每个人在处理艰难问题时,都有类似经历,一件原本解决不了的事,过段时间做其他事时,突然找到答案,这是一种不用绞尽脑汁思考的办法。

我越来越觉得,这种思维不仅有助于解决问题,更是必要,但问题在于,你无法直接控制它。

聚焦首要念头

念头,用比较好懂的说法,即“想法”,我们时时刻刻都在产生各种各样的念头,它们来来去去像瀑布一样,连续不断。

这太正常,也没有什么不对,念头升起和消失是与生俱来的能力,是头脑的功能,无从回避,也不需要回避。
关键在于,不论什么状态下,大多数人脑海中都有一个首要念头,它会理所应当排挤掉你想的其他事情,占据你的脑海。
这意味着什么呢?
如果一个错误念头排在第一位,将是一场灾难,想想看,你被欺负时会感到愤怒,愤怒会情不自禁的联想,为什么倒霉的总是我。
这种念头从而引发受伤、或自怜情绪发生,进而引发自责和怨恨,这也是,为什么小事件会引起对方大怒;即便一瞬间,我们内心戏也可能非常丰富,在源源不断念头下,感受会一变再变,最终不可控制。
商业中同样,老板总变来变去,多半有四点:
  • 他得到新念头

  • 他进行二次思考,得到自认为更靠谱的结论

  • 忘记此前做的决定
  • 感觉别人某个时刻比自己赚钱快

这些并非你能决策的。所以,如果你常在多项任务之间切换,很难进行太多创造性思考,作家卡尔·纽波特(Cal Newport)将解决此方案的思维称为“深度工作”(deep work)。

他主张,人们利用一段不会被外界干扰的时间,来思考最重要的问题,以便取得进展,当然,如果你限制自己一次只做一件事,脑中首要念头就必须是最重要的。

紧急重要矩阵

有一个思维模型,大家应该熟悉,即艾森豪威尔决策矩阵(Eisenhower Matrix),也叫四象限法则、重要/决策矩阵

大佬们,通常会提前一天安排自我行程,这个矩阵能让秘书根据“紧急程度”和“重要程度”给事情分类,弄清楚各项活动优先级。

  • 第一象限中的活动(紧急又重要,如看牙医,中午12点前把下午重要会议资料准备好)需要立即进行。

  • 第二象限中的活动(不紧急但重要,如人际关系建立、制定目标计划)也很关键,应该放在第一象限活动后优先进行。

长期看,你应该尽可能,把精力先放在第二象限上,解决它们意味着,你可以很快实现长远目标;短期看,第一象限更重要。

  • 第三象限中的活动(紧急但不重要,如,意外的电话,临时会议、不速之客拜访)。

  • 第四象限中的活动(既不紧急也不重要,如上瘾的无聊视频、毫无影响的综艺等),是你应该少花时间或不花时间的。

矩阵关键在于:

第三象限中“着急”的事,往往会干扰第二象限中的重要活动,你可能很想马上去做第三象限的事,因为它们看似紧急,会吸引注意力。

老板们的7个时间管理原则

如果,第三象限大量占用时间,你就永远无法完成“重要的任务”;第四象限同样也会使你分心,因它能提供即时满足。

只工作不休息的做法,并不健康;请你评估下,你把多少时间花在娱乐和不重要的活动上,免得妨碍长远目标。

运用该法则的前提假设是,你可以把各项活动正确归入每个象限中,不过,你跟商界大佬没法比,人家有秘书专职专做,你该怎么办呢?

考虑关键成本

可以用两种思维进行衡量:其一尔定律(Sayre’s law),该定律认为,任何争议中,情绪强度都与问题涉及的价值成反比。

其二“帕金森琐碎定律”(Parkinson’slaw oftriviality),通常,组织容易给琐碎小事不成比例的重视。

两者核心意思是,我们往往会把过多精力,花费在一些琐碎争论上,看似情绪激涨实则没用,真正重要的决议反而可以轻松过关。

比如:

阿里巴巴Java开发手册中有项原则,程序员需要团队协作,协作正能量应该放在“有效沟通”上,工作个性化尽量表现在,现有系统架构和算法效率的提升上。

而不是,在合作范围上进行喋喋不休的讨论、争论,最后没有得到任何结论。

也就是说,某件事(项目)到底重不重要,取决于追求的目标是什么,放在总目标背景下看,尽可能运用定量方法,弄清楚某项事情相对重要程度。

将事情划分重要、不重要后,我们还会遇到一个大问题,即,大多人没有足够时间,来处理被划分为“重要”的事。

怎么办?

国外著名效率顾问《搞定:无压工作的艺术》一书的作者戴维·艾伦(David Allen)指出,“你能做好任意一件事,但不可能做好每一件”。

也就是,你必须在面临众多重要事情之间选择,否则就会陷入多任务重中,缺少深度工作时间;可现实是,要做的事总比做事的时间多。

怎么办?

有个强大经济学模型,我经常使用,即机会成本(opportunity cost),具体什么意思?

你做的每个选择都有成本在,这里成本是,你因为做了此选择,所放弃最佳机会的价值,通常来说,你应该选择“机会成本最低的那个”。

比如:

门口2公里的地方,加满一箱油600块,距离5公里,有一家只需500多,你怎么选择?如果你时间充裕,完全可以跑远处的一家。

假如此时面临客户签约会,你必须在两者之间衡量,你会怎么选?显然,家门口的更合适。

商业和谈判中,机会成本也叫“资本的机会成本”、最佳替代方案,如果你善于运用最优方案,将能得到更多回报。

比如:

持续投广告每花费1万元,比平时多出5%的回报,你会不会继续投?如果得到一份工作邀约,比现在工资高,且离家近,稳定性强,你会不会选?

所以,不管怎么说,想要做出事后无悔的决策,关键在决策前考虑“重要性和投入成本有多大”,并且,设计一个备选方案。

一言蔽之,你应该选择,价值高,机会成本低的事情,也就是方案中最佳的一个;是不是很简单,这还不够,大佬们更喜欢给事情加杠杆(lever)。

给事情加杠杆

物理上讲,杠杆是种简单机械,由置于支点的一根杆子组成,通过将支点放在不用位置,杠杆可以靠较长的力矩(torque)产生较小的力,或靠较短的力矩产生较大的力。

资本领域,投资者通过给企业注入资金,投入经营,实现以少量资金获得更大总资产的可能。

谈判领域,杠杆作用指一方对另一方的控制权,你有能力比对方付出、承担更多,就能拥有更强的杠杆,不论情况如何,少量杠杆都能带来巨大影响。

这个思维主要是,将力施加在某个特定区域,比施加在普通区域产生更大效果。

以个人为例:

一些关键事情、行为造成的影响,要比其他普通事情、行为大很多,将时间和金钱花在这些高杠杆活动(high-leverage activities)上,你能带来更大可能。

显然,我们应该花一些时间分辨出哪些是高杠杆活动,这么做将事半功倍。

你不妨思考下:

  • 哪些工作能提供发展的好机会?

  • 哪些技能,别人夺不走?

  • 哪些活动对孩子发展有帮助?

  • 哪些装修,能提升房屋价值,卖个好价钱?

  • 哪些运动锻炼多久,能获得最佳效果?

  • 哪些事情具备利他主义?
  • …..

通常来说,杠杆率最高的活动机会成本最低,老板们如何平衡杠杆呢?有一项原则即帕累托法则(Pareto principle)。

简单讲,很多情况下,80%结果源于20%努力,因此,这20%努力必须用高杠杆活动。

在《政治经济学讲义》这本书中,意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托(Vilfredo Pareto)对此进行细节描述,“我花园里收获的豌豆,有80%来自20%豆荚”。

直到20世纪40年代,管理学咨询顾问约瑟夫·朱兰(Joseph Juran)推广了帕累托法则,其建议人们集中精力做投入最小,效果最好的事,他把这些高杠杆活动称为关键的少数”。

比如:

你想提高网站浏览量,不妨关注下标题和主图,它是访客首先看到的东西,也是人们会在社交媒体上分享的东西,对这些页面微调,就能带来很大不同。

如果公司80%的销售额来源20%的客户,那就必须确保这些客户满足,顺便说一句,这也是“最小可行产品(Minimum Viable Product,简称MVP)”应具备的功能。

不幸的是,在认清”二八定律“并达到易于实现的目标前,每增加1小时工作量带来的收效就会减少,这是为什么?

警惕效用递减

你应该听过心流(flow)的概念。

通常指,我们可以掌控自我意识,重塑内心秩序,进入忘我境界,精神充沛的专注一件事情。

但是,也许没人告诉你。

麦肯锡一项为期10年研究表明,大多数人每周只能花5%时间处在心流状态,这意味着,95%时间(40小时工作周中的38小时)表现处在较低水平。

换言之,效率最高的人,心流时刻也不可能完全沉浸当中几个小时,所以,工作很累时别为难自己。

经济学中有个模型被称为收益递减法则”(law of diminishing returns),指取得成果达到一定程度后,随着付出增加,工作效率会不断降低。

有一个类似概念叫“效用递减法则”(law of diminishing utility),通常指,超过某个限度刺激后,物品价值会减少。

就像:

高度运动后,喝可乐第一口感觉非常美味,但是,第四口、五口、六口后,你已经不是享受,而是肚子疼。

实际上,超过心流限度后还继续努力,只会让情况变得更糟糕,就像很多老板拼命让员工加班,最后从“收益递减”变成“负收益”,这是为什么?

状态不好无法得到疏通,很有可能在别的地方被释放(对客户态度、责任感),这种情况往往会适得其反。

老板们的7个时间管理原则

那老板自己怎么做的?

及时止损,在完成项目,精力杠杆效率最高的那一部分后,适当休息,而不是一直工作;也就是,你应该在获得“负收益”前退出。

有一些方法,累时试试:

  • 避开电子产品,小息5分钟

  • 公司楼下走一圈,喝杯咖啡

  • …….

还有很多不一而论,最重要在于不要浪费”认知资源“,休息时减少工作相关的信息摄入,不过,仅仅因为达到收益递减点,并不意味着你要立刻踩下油门。

事实上,具体还要看机会成本,如果另一件事付出同样的劳动力,能带来更大收益,你应该马上去做那件事,否则,你就应该继续做手头的事。

因为,手头第一件事没做完,陷入另一件,两者来回切换,你就会再次陷入重要、紧急的选择中。

对了,这一切有个前置条件,即保证精力充足条件下,毕竟精力不足,昏昏欲睡,干什么都是白费。

总结一下:
  • 北极星指标找到那些大方向,五个标准,目标具体的、可衡量的、可实现的、相关性的、有明确的截止期限的。

  • 任何状态下,避免双线作战,同时抓两只兔子,最后一个都得不到。

  • 如果想深度工作,限制自己一次只做一件事,脑中首要念头必须是最重要的。

  • 利用四象限法则,评估出哪些是一天中紧急重要的,重要紧急的,不要被它们搞反。

  • 衡量两者的关键在“成本”,警惕琐碎事情,你应该选择价值高,机会成本最低,也就是方案中最佳的一个。

  • 学会给事情加杠杆,关键部分是少数决定,80%结果源于20%努力。

  • 心流低时强迫自己工作,很容易陷入效用递减法则,应该在“负收益”来临前退出,不要一件事情没做完,又切换到另一件上,除非很急很重要。

所以,时间管理这件事情上,老板们看到金钱,效率,普通人看到当下每分钟;换个视角,大有不同。

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上一篇 2023年1月13日 上午10:56

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