如何玩转GTD时间管理系统

今天都五月一号了

算一算，18年已经过去差不多0.333333了

年计划实现多少了？

月计划实现多少了？

当日计划实现多少了？

红红火火恍恍惚惚

要不，那就好好学学GTD时间管理吧

反正又不要钱。

GTD 是“ Getting Things Done ”（把事情做完）的缩写，是一种高效处理事务的流程，源于 David Allen 的著作《尽管去做：无压工作艺术》。

这个系统与待办事项卡和番茄工作法不同的是，它需要运用到一些工具来帮助自己管理。

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工具功能

A4活页本：把打好孔的A4纸装订成册，一般最后做总结使用

A4纸张：将A4纸制成模板的样子（文末有模板下载）

打孔器：给A4纸打孔

小便利贴：用来记录待办事项（类似小型待办事项卡）

            A4纸模板 

A4纸收集箱：用来收集新的待办事项（分为长期和短期）

A4纸今日待办：用来收集当日待办事项

A4纸今日完成：用来记录当日完成的任务和每日复盘

A4纸周总结、月总结、年总结：用于每周、每月、每年的复盘和阶段性奖励

使用该系统共有四个步骤：

  1.清空大脑

如果每天事情太多，就会有很多无关紧要的干扰因素分散我们的注意力，消耗我们的精力。所以我们需要做好规划，释放自己大脑里的这部分存储，也就是好记性不如烂笔头的道理。

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然后我们将自己大脑里的事件以及新出现的任务做一个简单的判断，如果能在两分钟能完成的简单任务，立马去做，然后彻底忘记。（注意不要执行短期“诱惑性”任务，比如再看手机两分钟之类）

如果不能在两分钟内完成，那就马上记下来，考虑事情的缓急、重要性、意义等因素，要么加入今日的任务里，要么就放进收集箱内。

在这个系统里，待办任务都是通过写在便利贴上，然后根据自己情况，确定需要把它放在收集箱，还是今日待办里的。

收集箱里的长短期以一周为界，在本周内需要做的放在短期，超过本周的放在长期，所以每周的开始都需要我们将收集箱的内容再过一遍，及时调整便利贴的位置。

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（写的事情应该是具体需要完成的动作，比如“ 晚上看一场电影 ”，而不是单纯写“ 让自己放松 ”）

    2.今日待办

前一天晚上或者第二天一早，及时查看自己的收集箱，思考哪些事情需要移到今日待办。临时出现的，临时想起的。立马写下来，贴在今日或者收集箱里。

（不要一次性把今日待办里贴上很多便利贴，先贴最紧急最重要的几件事，等完成差不多了，再补充贴上一些事项。避免当日任务过多，结果完成效果不好，引起情绪低落。）

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在今日待办里分成了两栏，左边是不确定时间区域，右边是时间轴。

把需要固定时间的事件贴在相应时间轴上，例如下午三点的会议。通过这个时间轴就可以看到自己在哪个阶段的时间是可控自己自由支配的。

  3.今日完成

在今日待办里，根据列好的时间轴，除开在固定时间以外，我们怎么安排自由时间完成今日任务？

从三个方面判断自由时间里该做什么 

我现在有多少时间可供支配？

我现在有多少精力？

什么事情比较重要？

分析之后，就从今日待办事项中不确定时间区域里的便利贴里，找到一个适合当下的任务。

每完成一件事，就把便利贴从今日待办移到今日完成。有时还可以结合番茄时间法或者记下自己预估完成所需时间和实际所用时间，记下完成这个任务所用的番茄数和所用时间。

同样，在当晚还可以对今日所做的任务进行复盘。

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        4.做本周总结

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每一周都找一个固定时间做一下总结，统计一下番茄钟数，或者根据所用时间思考一下自己做事的效率，思考如何提高，如何在下一周做得更快更好等等。

一周总结之时，也别忘了给自己适当的奖励和休息。

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其实整个系统的流程还是挺简单的，清空大脑→今日待办→今日完成→做本周总结。

看起来操作麻烦，但是习惯之后，每天也就五分钟内的事。却可以让自己一整天的时间都使用得高效又科学。

GTD时间管理的根本就是在于让我们在任何时间内，做出最好的选择：当下我需要做什么。

这样会使得我们知道自己当下正在做的事就是最重要且最适合的，也就不会担心还有什么事情没做完，自己就能全身心投入，我们的心态也就会一直保持良好。

通过日复一日，年复一年的安排规划，就可以把一年的“ 今日完成 ”装订成册，那时候做年终总结就会发现，自己这一年，真的干了很多大事，也就会更加激励自己下一年做得更好，这就达到了“ 快+好 ”的正向效果。

而一旦习惯之后，自己的行动力就可以用势不可当来形容了。

以下是A4模板：

图片发自简书App

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（点击图片，长按图片后保存到手机）

当然，如果觉得困难，可以先从“ 今日待办 ”和“ 收集箱 ”做起，熟练后加上“ 今日完成 ”和“ 本周总结 ”等。

至于番茄工作法是否应用，全靠个人喜好，有些朋友很喜欢，有些朋友可能本身注意力就很集中，总之怎么高效怎么来。

最后，时间管理作为一门技能，最最最最最最重要的，也是之前专门拿一篇文章写到过的，那就是行动。

行动起来吧，18年都快过一半了。

再不行动，我们就都老了。

以上内容，希望对你有所帮助。也欢迎大家在评论区留言，青木都会一一回复的，期待你的参与。

下一篇文章，青木会给这个时间管理系列做一个小小的总结。

愿我们都能变成时间的主人。

以往时间管理系列文章链接：

为什么你的时间管理没有用

不谈行动的时间管理都是纸老虎

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我是青木谷家，自由撰稿人，野生素描派，认真写文章，身高二米二的医学生。

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