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职场必备的24个Excel隐藏技巧,帮你提高效率提早下班!

由于Excel在工作中主要用在数据、报表、和图表上,所以本文会从这三个方面讲解,部分内容会有延展和需要记忆的地方,不懂Excel的你最好做下笔记,文章最后也会有思维导图来拎重点。

快速求和

刚入职上级不会对你要求很高,可能只是路过你工位时问问今天业绩如何,也就是需要一个求和数据。

这个时候你千万别去掰手指或者按计算器,我带过一个小朋友就掰过手指,我也是惊到了。

你需要的只是在Excel表格里“点一点”

方法1:选中求和数据,查看文件右下角汇总值

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方法2:选中求和数据,在“公式”选项卡中点击“自动求和”按钮

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快速填充

也许回复微信的速度靠的是你打字的速度,但工作效率则和你的输入速度无关,尤其是有很多空白格子需要输入时,这就要用到“快速填充”。

填充相同内容:选中单元格,鼠标放到单元格右下角,鼠标出现“+”标时,双击

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填充不同内容:比如填充序号,只要多选中几个已经填好的单元格,重复上面步骤

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数据筛选

最近想吃周黑鸭,所以我就用周黑鸭打个比方吧。

一天营业结束,老板想知道今天的鸭脖卖了多少,鸭翅买了多少。你负责统计每天的营业额和明细,你手上有一张密密麻麻的今日营业数据表,你要怎么办呢?

你肯定是要把“鸭脖”“鸭翅”这两个产品的销售额调出来,这就用到分类筛选了。

方法1:使用“排序和筛选”功能,勾选出“鸭脖”即可

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如果是在一张表里,找出某位客户的交易记录,则可以使用快捷键

方法2:CTRL+F

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这个方法不仅能查找文本,还可以查找指定的格式如颜色、大小等

调整单元格格式

很多人对Excel恐惧,是因为数字密密麻麻根本看不懂,尤其是数据错了还看不出来,比如我刚开始就一直搞不明白为什么很多数字后面都是“000”,或者是科学记数法出来的奇怪显示。

原因是Excel的内存有限,软件为了能运行顺畅,规定了Excel中的数字只能精确显示到第 15 位,超过 15 位之后,都用“0”代替。这种常常出现在身份证、银行卡、社保账号、业务编号等数字上,并且这种错误不注意可能根本看不出。

方法1:输入身份证号码前,在单元格里先输入一个半角单引号“`”

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方法2:将单元格格式设置为“文本格式”

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阿拉伯数字转大写数字

新人还可能经常被派去做一些誊写工作,比如一些票据、合同的“大写数字”

方法:将有数字的单元格选中,在“设置单元格格式”中选择“特殊”,选择“中文大写数字”

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给单元格添加“单位”

如果是想给单元格带上“单位”(元/千万/亿万)怎么办呢?还是用到“设置单元格格式”

方法:“设置单元格格式”-“自定义”-手动添加需要的单位

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通过自定义格式还可以给单元格设置颜色哦,比如股票红绿数字那种自动翻色的显示效果

用Shift快速选择数据

要对数据表进行操作,就首先要选中数据,当数据表超过一页时,选中数据就是一件困难事了,下面就教大家如何利用快捷键shift快速选中数据。

ps,由于鼠标容易误触,在Excel中要少用甚至不用鼠标进行选中,而偏向使用快捷键操作

选择连续区域:单击+shift+单击

快速选取一列数据:单击+shift+单元格下边框

快速选取一列(部分)数据:CTRL+shift+↓

数据替换

在数据录入中还会经常有录错的情况,前面都不知填了多少了,然后发现某个产品名称全都写错了……

方法:CTRL+H,“全部替换”

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强大的粘贴功能

在低版本的Excel中,有一个“可见数据粘贴”功能,这个功能需要大家学习了解下。

比如你筛选了某个品类的数据,想将其复制到另一个sheet操作,但粘贴后总是发现数据多几行,这个就需要用到“可见数据粘贴”功能。

方法:要连按4次快捷键,CTRL+A全选、Alt+;选择可见单元格、CTRL+C复制、CTRL+V粘贴

粘贴功能还能转换行列

方法:在“选择性粘贴”中选择“转置”

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当你要粘贴图表到其他文件时,最好使用“粘贴为图片”功能,否则图表无法链接到原文件,可能会出现图表打开后无内容的惨况

数据比对

如果给到你一周的数据,问你哪天的数据有变动,你要怎么办?

方法1:Ctrl+

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Excel会自动标出数据不一致的单元格,此法适合数据少,改动小的

方法2:条件格式-查找重复值

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Excel会自动用色块标出重复的单元格,未标出的则为有变动数据,此法适合数据多,改动多的,直接对单元格按格式筛选可轻松找到全部变动单元格

数据重排

方法1:利用辅助列

“序号”这一列通常是制表人为了计数添加的,同样也可以作为辅助列对数据进行重新排列

方法2:粘贴转置功能

在“选择性粘贴”中选择“转置”

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数据查找vlookup函数

函数解释工程量大,有兴趣可以看我之前的文章

适用范围:多表归集、两个完全打乱的数据表进行数据比对、按照指定格式重排数据表

绝对引用

很多人会一点公式,在小范围内适用,但是对工作中动辄上千万的数据就有点困难,尤其是写好一个公式之后,后面的行列往往出来的数据不对。

原因是自动填充会将公式中的单元格数字也自动后移,比如A2变A3,得出的值自然也对不上了。

要解决这个问题,就是要对公式进行“绝对引用”,锁定公式的引用范围

方法:写公式时按快捷键F4,或者在行列号前面加“$”符号

必须知道的67个公式

以前有人在知乎上问我,想像我一样熟练使用Excel,是不是要背下所有的公式?

老实说,这问题看的我虎躯一震,吓死宝宝了,回答下:我从来没背过Excel公式

就像你办公桌的文具一样,你不需要把它们的位置背下来,像古诗文一样在纸上默写,你只要知道你有哪些文具,它们大概放在哪,用到的时候能找到就行了。

这67个公式是Excel里的常用公式,你不需要完全记忆,在Excel里都能搜到,你需要的就是时常看看它们,知道它们身怀哪些绝技,哪些时候能助你一臂之力即可

SUM/SUMIF/SUMIFS/PRODUCT/MOD/ABS/ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN/CEILING/FLOOR/COUNT/COUNTA/COUNTIF/COUNTIFS/MAX/MIN/LARGE/SMALL/RANK/TODAY/YEAR/MONTH/DAY/HOUR/MINUTE/SECOND/WEEKNUM/DATE/TIME/WORKDAY/DATEDIF/IF/IFERROR/AND/OR/VLOOKUP/HLOOKUP/MATCH/INDEX/ADDRESS/INDIRECT/OFFSET/ROW/COLUMN/LEN/FIND/LEFT/MID/RIGHT/SUBSTITUTE/ASC/JIS/UPPER/LOWER/PROPER/TEXT/CODE/CHAR/CLEAN/PHONETIC/CONCATENATE/ISERROR/REPLACE/TRIM/VALUE/NETWORKDAYS

如果这67个函数你都能了解,那么工作头三个月应该没啥问题了

数据透视表

想要把一万多条的数据源快速整理解读出来,你需要的就是数据透视表啦,鼠标点一点,立刻告诉你每个项目的完成情况

方法:全选-插入透视表-选择你需要筛选的内容

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打印报表

有了透视表,打印下就可以上报了,这里打印也是有讲究的

为了能在一张纸上完整打印整张透视表,你最好勾选下“纵向/横向”

单元格的行高、列宽也可以轻松设置,单击右键就可以,别再用鼠标移来移去啦

报表制作注意点

虽然Excel强大,但准备工作做好了,工作才能更顺畅,以下 5个报表制作点请尽力做到

  • 不要有空行空列

空行空列在使用公式或统计求和时会导致公式报错,数据体量大时,回查较为困难

  • 保持原始数据的规范性

原始数据录入时尽量规范,比如数字不要和单位在同一单元格,否则后续多出许多数据清洗工作。

解决规范性问题也可以使用在线表单收集,对每个空格的内容做样例,并限制填写内容等

  • 原始数据不要有合并单元格

有合并单元格的地方不方便快捷键操作和公式运算

  • 汇总不要混合在数据源中

如果你发现你的总计数据是往常的两三倍,最好看看是不是数据源里面夹杂了汇总数据

  • 不要插入多行标题

标题看不到可以使用“冻结窗格”功能,但咱们别乱插标题

最简单的条形图

对Excel初学者来说图表学习是比较困难的,不过我也可以介绍大家一个最简单的条形图——数据条

不用插入图形,也不用选择图形,直接选中多个单元格,选择“调节格式”-“数据条”即可

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忌用立体图,越简单越好

很多人为了显示自己的图表能力,尤其是初入职场的人,会倾向于选择饼图、立体图、蜘蛛图等复杂图表。

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但在商务图表中,最简洁的才是最好的,如果用条形图、柱状图、折线图都表达不清楚你的目的,那你就得好好反思一下是不是自己思路混乱,或者数据没分析到位了。

▼基础条形图

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▼条形图变式

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▼柱状图

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▼折线图

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(注:以上4张图来自刘万祥老师《向经济学人学图表》课程范例)

不用组合图表

你可能还会遇到组合图表,比如要反应每个月的成交金额(亿万)和成交量(件)。

▼组合图表会误导数据(数据轴起始点不同,波动变化扭曲)

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这种数据如果是用柱形图+折线图的混合图表,只能是凑个图表热闹,而看不出数据背后的含义,建议直接用柱形图或条形图,两种数据两种图表。

注意数据条起始点

这是新手作图常犯的错误,好不容易插入图表成功,以为万事大吉,但忽略了数据条起点。

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如果一张图表的数据条起点没有参考价值,那么这张图也可以说是一张扭曲无用的图表

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同样的数据,同一张图表,只是修正了起始点问题,第二张图与第一张图的含义已经变了。第一张图缺少起始点,乍看之下以为第二个月大幅度提升,之后逐渐走高,长势喜人。然而修正了起始点,你会发现其实数据增长并不多,甚至是平平稳稳。

取消网格线

如果你好奇为什么别人的图表更美观,多数是因为少了网格线,在“视图”选项卡里勾掉即可

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图表美化小技巧

演示过程请大家注意看图

  1. 逆序类别

  2. 纵轴坐标轴-实现-灰色

  3. 横轴坐标轴-单位-40

  4. 横轴坐标轴-边界-120

  5. 数据条-间隙宽度-45

  6. 图片边框-无线条

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最后

作为Excel入门来说,掌握以上技能就能保平安了,如果你想工作效率更高,还可以针对自己的工作内容进行钻研。如果想系统了解Excel,我还可以推荐你几本不错的Excel辅导书。

想系统入门,读《Excel教科书》,使用场景比较详细 ,书不厚以Excel思维引导为主

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