如何组织一场高质量的会议

入行至今，我参加过大大小小的会议不下千场，其中不少都是为了开会而开的低效会议。没解决实质问题，还浪费时间。“下班之后咱们开个会”这种轻描淡写的话也成了不少职场人最痛的领悟。

所以我把之前在企业中关于「如何组织一场高质量的会议」的实践总结出来，面对低效会议开的痛了，痛的哭了，哭的累了之后也能给你一些启示。

开始前首先明确两个定义：

狭义的会议概念指发生在工作场景内，两人以上参与的非公开讨论。所以那种只接收不讨论的（如：领导讲话，年度战略同步）会议不在讨论范围。

会议不是拿来讨论问题的，会议必须拿来解决问题。你有了方案，希望团队提意见可以开；方案确定后要同步给团队也可以开；事情做完需要复盘可以开；除此之外不需要开会。开会是达成共识，而不是讨论找灵感。希望通过开会讨论是不会有结果的。

之前我们写过一篇关于有效沟通的文章。会议是沟通的一个子集，会议也是所有沟通形式中最正式的。我会按照时间进程将会议分为会议前，会议中，会议后三个部分，直接说结论。

会议前

提前准备计划

99%的低效会议，都是因为没有计划。没有计划的会议约等于闲聊，约等于浪费企业的资源。

整个会议室就好比一个没头脑组织一群不高兴进行着尴尬而不失礼貌的对话。连方向都没有，后面讨论什么都是浪费时间了。

好的会议有一个重要特征是聚焦，而聚焦最重要的来源是完备的计划。

开始会议之前，我建议完成以下工作：

明确会议目标（核心 | 会议为什么开）
拆解会议议题（操作步骤 | 会议具体要讨论哪些事项）
背景信息搜集（最大化共识 | 为了达成目标要提前做的功课）
参会人员确认（利益相关 | 知道谁是你的队友）

如果一场会议的组织者无法清楚回答以上问题的答案，这样的会议组织者是不合格的，这样的会议注定是低效的。

提前预约时间

组织会议最难的部分就是确定时间，且组织难度随着公司的人数呈几何级数增长，有过大公司经验的人都知道。跨部门组织会议时候甚至要提前两个礼拜预约时间。

此处，你只需要记住，提前预约时间是必须的。除非特定场景（如紧急事件会议），所有会议至少需要提前一天预约时间安排。

能否成功地组织会议是领导力的体现，无论公司大小，何种行业都是重要的。领导力是个更大的话题，以后再开篇幅谈。

提前预约会议室

与员工的工作时间类似，会议室也是公司的公共资源，所有消耗公共资源的行为都需要提前计划。

如果你所在的企业没有在线的会议室预约系统，我建议这样做：

使用便利帖进行预定
贴纸上描述会议主题，组织者，预定时间
在会议室门口粘贴便利贴
多条预定按照时间顺序排列

如何组织一场高质量的会议

提前预约会议室是职业的表现，同时会议也是日常工作的校验节点（比如：项目启动，日常通气，复盘等）会议室的使用情况和会议议题一定程度上可以反映出整个组织目前的工作方向和生产力的状况。

信息告知

当会议安排确定了之后，你需要对被邀请人进行告知。具体工作如下：

请将会议邀请发送给被邀请人（邮件，企业微信，具有协作功能的reminder等）
当面/电话告知，起报备提醒之用
确认邀约结果

会议是多人参与的，选择邀请对象发出邀请之后，更关注是他们是否应邀。我曾经看到下属兴致勃勃地开展新业务，我一看会议纪要。法务没到，财务也没到。关键岗位人员不到场，业务在组织内都没有闭环，前一场会议白开了。

会议中

会议进程之中喜闻乐见的情况就是「聊着聊着就跑偏了」这时候前文提到的会议计划就派上用场了。在会议中我们讨论的议题应该是收敛的，计划内的。

除此之外，我建议会议的组织者扮演主持人的角色，定位是确保会议效率。人越多的会议越容易失焦，这个角色更有存在的必要了。

所以我总结了下，在会议中的建议：

时刻牢记会议目标，掌控方向
按照会议体验逐条发问，有效主导
主体氛围要开放，任务分配要坚决
坚决制止开小会的行为，无论他是谁
对抗是难免的，用智慧柔化它
结束前快速整理并复述一遍会议重点

会议后

会议结束的里程碑事件有两个：

完整的会议纪要发出
新一轮的工作按计划开始

整理会议纪要

会议纪要是把一小时说的话，浓缩到用3min即可阅读完毕。有些新手同学在会议中会全程录音，然后再花一两个小时把会议过程中每个人每句话照搬到会议纪要中。这确实做到了详尽，但对于后续查看人来说就不太友好了。

没有会议纪要或者低质量的会议纪要等于浪费公司的公共资源，是不可接受的。

会议纪要由基本信息，结论，会议过程，后续任务组成：

基本信息 | 时间，地点，人物
结论 | 会议目标的完成情况，是整个会议重点中的重点
会议过程 | 整个会议过程的浓缩，完整但不要事无巨细
后续任务 | 谁？负责什么事？何时完成？

如何组织一场高质量的会议

关于会议纪要，你仍需知晓的是：

会议纪要是一套完整的说服逻辑，服务你的会议结论
基于事实书写，可查询，可复盘
合理使用文本编辑器，提高阅读体验

每次说到这里都会有同学挠头「怎么写会议纪要？？」

写会议纪要的逻辑很像写填空题，你要做的是把会议上产生的结论填到对应的提纲中。它是帮助别人找到结论的，而非逐字逐句复盘会议原貌的。

一句话，你计划中的会议议题的质量有多高，你的会议纪要整理就有多便捷。

同步信息

会议纪要整理完毕后需要发送给利益相关人，这个概念比较模糊我明确一下：

所有参会者
参会者的直接上级
能支持你工作的人

理想情况，会议纪要发出之后参会方都可以书面确认结论和后续分工。差不多就是签字画押的意思。既然要动资源，得有个书面的东西做确认。

有些邀请但未到场的人，放弃了会议上表达的权利，就会被直接安排工作。我们管这个机制叫缺席审判。这部分也容易产生扯皮，也是合作的高危场景。

跟进任务形成计划

如何组织一场高质量的会议

会议纪要中包含了后续任务，这些任务需要按照我们之前所讲的项目管理原则进行拆分。每个任务都需要一个独立的推进计划。落实到人，进入下一个循环。

其他

还有一些我对自己和团队的要求，一并分享出来：

所有会议提前5min到场
大部分会议必须在一个小时内结束
避开时间雷区（饭点，午睡，下班后）
离开会议室，带走杂物，清理白板，关灯

做完以上的所有工作，我认为一场会议才算真正意义结束。

写给管理者

我们都说中层是高层的手，基层是中层的手指。会议是确保信息逐层传递的主要方式。但我在实践过程中的观察是信息损耗非常严重。很多事情落实到基层时已经变形了。

会议是工作日常里的小事，很多时候管理者将组织会议，写会议纪要定义为杂事让职场新人去做。没有意识到这些工作的意义所在，最后好的规划也败在低质量的执行上。

在我的实践中，组织一场高质量的会议是员工必备的技能，也在给管理者提出更高层次的认知要求。企业的组织能力提升是一套系统工程，要有优秀的员工，也要有优秀的管理者，更要有行之有效的管理机制。

所以我也建议管理者在抓管理工作时优先从会议入手，这也是我在疫情时写的在家办公的6条建议这篇文章中表达过的观点“会议照常了，工作也就可以照常推进了”

希望今天的内容，能够支持到你脱离低效会议，找回体面。毕竟再小的事也值得好好设计。以上就是关于会议我想说的，我把它总结成一个检查清单，你可以长按保存或者把这篇文章转给有需要的人

如何组织一场高质量的会议

会议开始的条件：

明确会议目标
拆解会议议题
背景信息搜集
参会人员确认
预约会议室

会议结束的条件：

会议室内务整理恢复
发送会议纪要
与相关人完成同步并获得确认
形成新的工作计划

最后分享一个我觉得清晰的会议组织过程和会议纪要：

如何组织一场高质量的会议

原文始发于微信公众号（认真实验室马曦文）

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