一页纸搞定项目管理及操作步骤

不知道大家有没有过这样的感受,走进电梯后,过了许久还没到目标楼层,看了下楼层提示器竟然是坏的,这个时候就忍不住的胡思乱想,电梯在动吗?它是不是坏了?越想越焦躁。终于顺利下电梯,但是心里还是隐隐的不舒服,对电梯的供应商和楼层的物业感觉很不满意,甚至想着后续再也不乘坐这个电梯了。

类似的情况职场中也有,不知道项目进度的领导就像没有乘坐提示器电梯的我们,总有一种不踏实的感觉,即使项目最后很成功,带来的后遗症依旧抵消了很多功劳,所以,对于项目经理来说,适时的汇报,让老板看到所在“楼层”是很有必要的。

但是,我们都知道,项目有时候会很复杂,把它简单的呈现给老板是个很难的事情,所以,这个时候就要用到“一页纸项目管理”这个工具了。

1.什么是一页纸项目管理

一页纸项目管理(One page project management,OPPM)是由美国项目管理专家克拉克·坎贝尔提出的一种项目沟通工具,把项目的负责人、各任务进展、风险绩效等所有关键信息,全部浓缩在一张A4纸上。

▍其中根据项目的五个基本部分形成了五要素:

  • 任务:怎么做。
  • 目标:是什么和为什么。
  • 时间线:何时。
  • 成本:是多少。
  • 所有者:是谁。

几个要素相互结合来填写内容,通过是否可以实现目标筛选出关键任务,任务确定后,在一页纸上面设置时间线,展示成本和负责人。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

▍创建一页纸项目管理有12个步骤:

一页纸搞定项目管理及操作步骤
一页纸搞定项目管理及操作步骤

接下来我们看看步骤详解

2.步骤详解

▍第1步:标题

这一部分包含:项目名称、项目领导、项目目标、项目完成日期。

需要注意的是:

1、项目名称每天都会出现在项目相关人员的面前,包括那些观察着项目进展的人(例如高层管理者),所以起一个让大家能关联到目标且振奋人心的名字非常重要,它不仅可以巧妙的使参与者对项目的认识一天天加深,而且也能起到高层人员注意的作用。

2、在分配任务时,一定要和对应的责任人讲清楚目标,且完成时间是他们确认过的。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

▍第2步:负责人

不同的任务所需要的技能是不同的,所以不同责任人的分配,需要根据任务的不同有所改变。一般一个项目主要成分负责人是3到4人。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

第3步:矩阵——文件的根基

在文件的中心位置,通过一个中央矩阵让项目中的各个关键信息都出现在表格中,并与四周信息(任务、时间、成本、目标、概述&预测)一一对应。

这一步所要做的就是集合你的团队共同探讨怎样处理项目。在向他们进行项目综述后,经过讨论确定矩阵的各个方面,包括目标、主要项目任务、目标日期和预算等。

在前期的讲解中,项目管理者指导每位队员使用一页纸,和同伴们共同完成12个步骤。在填写的过程中,你会发现团队的凝聚力更强了,你的能力和自信也会随着项目的成功完成而提高。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

▍第4步:项目目标

这一步是细分项目目标,把整体目标分解成子目标。

目标应该具有以下特征:

  • 具体而非笼统。
  • 不过度复杂。
  • 具备可测量性,切实性,可验证性。
  • 程度适当,有挑战性。
  • 现实可行。
  • 资源范围内。
  • 与有效资源或预测资源一致。
  • 与组织规划、方针及程序一致。

需注意的是:

在最右侧的目标矩阵对应中,我们可以罗列3-4个项目的子目标,这和WBS工作分解结构是一致的,请注意下图,顶部项目目标是工作分解结构的第一层,左侧目标矩阵对应的3-4个子目标是工作分解结构的第二层,而中间各项任务则是WBS的第三层(底层),在OPPM中,这一层已经无法再分解。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

▍第5步:主要项目任务

位于中央的是项目的任务,所谓任务就是指完成项目所必须做的事,是一页纸项目管理的所有组成元素中最重要的。

为了保证子项目的正常运行,有几个原则需要遵守:

  • 任务必须所有参与者接收。
  • 任务进展是可以衡量的。
  • 每个报告周期平均2-3个。
  • 主要任务最多只能填写20项,如果过多,则需要拆成不同的项目或子项目去执行。
一页纸搞定项目管理及操作步骤

▍第6步:使任务和目标一致

子目标和主要任务的关联关系用空心圈来表示。比如图中,第一项主要任务“年度重点工作立项”和第一个子目标“梳理多项目管理流程”有着直接关联关系,于是他们之间的汇合格子被画上了空心圈。

这一步需要灵活处理,在浏览任务与目标时,最重要的是两者相匹配。比如,你正考虑“梳理多项目管理流程”这个目标,而且已经列出了相关任务,但是到了“使任务和目标一致”的这一步时,你发现并没有任何与梳理流程相关的任务,这个时候你就需要返回做补充了。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

▍第7步:目标日期

这一步我们是要估算整个项目的时间,然后分割对应的时间段放在表格中。

所以这个时候是要考虑清楚要做的内容的,并且要估算出时间并对时间做出承诺,所以,这一步不是一个人来完成的,是必须和每个对此有责任的人进行商量的。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

▍第8步:使任务与时间安排一致

这一步是基于上一步的基础上更加细化,把任务对应到具体的时间,在任务边上的格子里画上和时间对应的空圈,每完成一个任务就把空圈变成实圈。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

▍第9步:将任务分配到人

在这一步中,我们把任务分配给负责人,并且在一项任务有多个负责人的情况下,做出主次顺序的区分。通常会有一个主要的负责人,会被标记为A,次要负责人是B,第三负责人是C,切记每个任务必须有且只有一个主要负责人。

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▍第10步:主观任务

在项目中,例外情况往往贯穿始终,这一部分我们也需要尽可能管理和分配。虽然可能无法跟随整个项目的时间表,但同样需要任务关联且指定负责人对此负责。不过和上一步不同的是,这里第一责任人人数不限。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

▍第11步:成本

预算是被孤立地放在那里的,与时间线、目标和负责人都没有关系,它的目的只是让管理者能够迅速了解特定时间里的预算是多少。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

做法很简单,只要给每个预算制作一份横道图就可以了。用绿色表示预算之内,黄色表示控制范围内的多出预算部分,红色表示无可挽回的超出预算。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

▍第12步:概述和预测

中央矩阵的最下方,写入本期OPPM的摘要和下一步行动计划或项目发展预测。

同样的,你必须少说一些才能用一页纸表达清楚。通过以上进度,预计什么时候可以完工,有哪些主观绩效的部分出问题了,可能造成什么样的项目影响等等。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

3.总结

到这内容就讲完了,为了大家更好的记录和理解,特地做了总结以供参考。

一页纸搞定项目管理及操作步骤

 

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上一篇 2023年1月7日 上午11:41

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