亚马逊HRD:高效工作的16个习惯

  • 来 源|Andreas von der Heydt
  • 分享 | 领导者管理笔记「ID:GoToLead 」
  • 编译 |张三丰
作者Andreas von der Heydt 是亚马逊美国西雅图总部的人才招聘总监,之前他在亚马逊和欧莱雅担任过各种高级管理职务。他是一名领导力方面的专家和企业管理方面的导师。
今天的商业世界比以往任何时候都更加复杂,界限模糊和富有挑战性。
与此同时,我们一天的时间是有限的。幸运的是,我强烈地意识到,无限延长工作时间来增加产出并不是最明智的做法。相反,我们应该思考的是如何更有效地工作。
我的许多导师和学员也想更好地理解和学习如何以更有效的方式处理工作任务,从而提高工作效率,这也许并不令人惊讶。
好消息是,有一些非常强大的策略和技巧,每个人都可以应用来提高个人生产力,我将在今天的文章中介绍这些策略和技巧。
01
避免完美主义
许多人努力追求 “完美 “的结果。坏消息(也是好消息):完美主义并不存在于一个不完美的世界。因此,没有必要过度分析和过度担心。
当然,三思而后行是必要的,但你可以从怀疑开始,在前进的过程中不断改进。只有当你前进时,你才能进步。
02
优先处理困难的任务
不给拖延症任何机会,推迟任务只会导致更复杂的问题,因为你会感到内疚,从而让消极的想法占据你的心…… 而这正是你需要立即制定行动计划并专注于执行的时候。
我的一个关键原则是,在早上第一件事就是用最清醒的头脑去处理最艰巨的任务。
03
拒绝打断,学会说不
我认识一些人,他们总是第一时间要处理来自同事和其他人的每一封邮件、每一个电话或每一个问题,这样他们自身的工作计划就会被打乱。
我也认识一些人,他们直接或间接地告诉别人,在某些时候和情况下,他们不想被打断,他们才是能把事情做好的人
要有自我规划的能力(例如,专门为自己预定一个会议或安静的房间;通知别人不要在某些时间打扰你,等等),并能确保自己的日程安排不被打乱。如果有必要,不要害怕对同事甚至是你的直接上司说 “不”。
对于时间敏感和复杂的项目,在家工作是另一种非常有效的策略。
04
做一个积极主动的计划者
无论你是什么性格类型,为了提高工作效率,你需要提前计划好你的任务,制定一个时间表。在前一天晚上安排好第二天的工作。
通常情况下,这就像在你离开办公室或睡觉前写一份快速待办事项清单一样简单。无论哪种方式,在你上床睡觉前记下你的想法、问题等等,这有助于你平静大脑,让你感觉更放松。
在工作日,我建议留出足够的时间(至少占你总时间的20-30%)来处理不可预见的任务,回答电子邮件,电话等。然而,所有这些任务最终可能不会支配你的时间表。
在大多数情况下,你自己的日常时间表必须为你定下基调,同时关闭Outlook的通知等。每天留出3-4个时间段,每个约15-20分钟,用于检查和回复电子邮件、电话等。
05
聪明地使用电子邮件
一些关键的技巧。
(一) 如前所述,每天设置3-4次固定的时间来检查你的电子邮件
(二)关闭桌面通知,以避免当有新邮件进来时对自己的影响(令人难以置信的是,这对提高你的注意力有很大的帮助)。
(三)使用“两分钟规则”,也就是说,如果你能在两分钟内处理一封邮件,那就这么做。但是,如果需要更多的时间,将电子邮件移动到一个挂起的文件夹,以便稍后处理。
(四)设置电子邮件规则,当电子邮件到达时,自动将其归类到适当的文件夹中(例如,确保所有收到的电子邮件都自动归类,并与它们所链接的项目相关联)。
06
使用计划表和跟踪器来确保适当的工作
管理你的各种任务或项目(例如,与Microsoft Outlook任务或OneNote一起使用)。它作为日常概述非常有效,因为你可以一目了然地得到截止日期、任务描述、优先级等。
如果你和你的团队希望将的时间承诺和项目管理技能提高到一个新的水平,你可能需要尝试花更多的时间来保持这项工作。
例如,使用一个更复杂的工具,如Toggl。另一个帮助你确保跟踪你正在做的事情的优秀工具是Rescue Time,它可以让你清楚地知道你在哪些日常任务上花费了多少时间,从而帮助你明智地安排你的时间。
07
巧妙地管理会议
会议是职场中最耗时的事情之一。然而,尽管我们喜欢抱怨 “无用 “会议的数量,但我们仍然不假思索地预订和参加这些会议。
我不喜欢例行会议等等。相反,我尽量遵守这些会议规则:
  • 会议时间不超过一小时的会议
  • 与会参加者不超过8人的会议
  • 不举行没有议程或会议记录的会议
  • 不超过5个议题的会议。
这对你是否也有用?
08
停止多任务处理
诚然,在一个完美的世界里(我们现在知道它并不存在),我们喜欢做一个又一个任务。
最新的神经科学研究表明,在有限的框架内进行多任务处理是可以容忍的,而过多的同时进行任务处理往往会导致压力,甚至会损害大脑。
09
精益管理
首先,保持办公桌的整洁:只保留你的个人电脑或笔记本电脑、手机,也许还有一两件与个人有关的物品(如你的家庭照片等);最多使用两个抽屉来放最重要和最必要的东西;每天清理你的办公桌,保持干净整洁。
第二,创建一个高效的、简单的、每天都使用的归档系统,不要偷懒。
做出快速而直接的决定:(一)采取行动;(二)存档(如需在两周内使用);(三)扔掉(以每天80%或以上的垃圾量为目标)。使用笔记本电脑或PC机记录所有的笔记。
第三,组织信息。在一个以信息爆炸为特征的数字世界里,我们最好根据信息的相关性和价值来仔细选择信息来源。因此,你可能想退订某些通讯,只集中阅读3-5个新闻来源,要求提供RSS订阅,并将媒体和新闻消费限制在每天最多30分钟;设定合理的界限有助于避免思维混乱;阅读更多关于如何组织你的生活。
10
尊重你的生理规律
我们人类生来就是周期性地睡觉和醒来的(昼夜节律模式)。各种研究表明,当我们的内部周期与外部世界的周期保持良好同步时,我们的身体和心理机能会达到最佳状态。
如果我们打乱了睡眠和醒来的模式,我们会感到不舒服。
最重要的是,如果你是一个早起的人(早起的鸟儿)或一个晚睡的人(夜猫子),也就是说,一个只有在白天(或晚上)才能达到最佳表现的人,你应该相应地规划你的一天计划。
11
缩短你的工作时间
这包括两个方面。
(一)将你的工作任务分解成较小的、可消化的时间段,一次一个步骤。
(二) 每90分钟安排10-15分钟的休息来提高注意力(为什么不在你的午休时间出去走走呢?)
规则:永远不要在你的工作场所或在你的桌面或笔记本电脑前吃午餐。你既不能享受你的午餐,也不能专注于手头的工作。
12
设定现实的目标并适当地奖励自己
我强烈建议使用一个聪明的公式来设定目标——目标要符合以下标准:具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时限的。
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设定一个时间表,告诉别人你承诺的时间点,因为他们一起会让你负责。
另外,每当你达到一个目标或最后期限时,给自己一个奖励。无论是和朋友共进晚餐、看电影,还是买一本新书,给自己一个奖励,让自己继续努力。这将对你的工作或项目产生更积极的影响,而且非常符合人类的本性。
13
健康饮食
虽然食物被认为是为身体提供能量的一种方式,但研究已经提供了令人兴奋的证据,证明饮食因素对维持甚至发展心智功能的特定分子系统和机制的影响。
例如,富含omega-3脂肪酸的饮食因其对人类大脑的保护作用而受到赞赏。相比之下,单糖和那些在垃圾食品中发现的成分是不健康的,只能提供快速爆发的能量,但对较长的工作时间没有好处。
14
定期锻炼
研究人员发现,体育活动,甚至是散步,都能以直接和间接的方式帮助记忆和思考。
运动的好处直接来自于它能够减少胰岛素抵抗,减少炎症,并刺激生长因子的释放–大脑中的化学物质影响脑细胞的健康,大脑中新血管的生长,甚至新脑细胞的丰富和生存。间接而言,运动可以改善情绪、睡眠、注意力,并减少压力和焦虑。
15
足够的睡眠
充足的睡眠对于实现高水平的工作效率是极其重要的。在这方面,你也不应该在睡前一两个小时使用你的笔记本电脑或智能手机(规则:永远不要让它们和你一起在床上!) 。
避免这样做的两个主要原因是:
(一) 它将使你的头脑沉浸在你刚刚获得的最新信息和数据中。
(二) 屏幕发出的短波蓝光会妨碍睡眠,刺激褪黑激素的产生。因此,你会感到清醒,不那么困倦。
最好通过做一些运动,散步,或放松地洗个热水澡来为自己准备一个良好的,安静的夜晚做好准备。同时,让自己在白天多晒太阳(例如,走出办公室!)这将改善你晚上的睡眠质量(同时,改善你白天的情绪和警觉性)。
16
做你喜欢做的事,热爱你所做的事
确保你每周留出10到15分钟的时间,检查你的日常活动和每周的时间表,看看它是否总是与你的总体目标相一致。如果不是,就调整你的时间表,重新思考你在生活中真正想要实现的目标。
最后的思考
在工作中富有成效仅仅是生活的一个方面。为了过上充实的生活,还有其他重要的领域需要得到充分和定期的关注:社会领域(家庭、朋友、认可),健康领域(运动、放松、饮食、幸福和健身),以及精神领域(宗教、爱情、哲学)。
变得更有效率是一项自我管理和对自己负责的工作,你可以,也必须积极地组织和过好你的生活,因为没有人可以替你做这些。
-end-

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