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五个小技巧用日历做好时间管理

通过一周时间记录,对日常项目所花费的时间有了一定的了解之后,就可以开始填充自己的日历了。我用的是 Google Calendar,你可以用任何你能接触到的日历,苹果日历也是非常好的选择。

颜色分类

日历是一系列事件的记录,可以放上课日程、工作日程、会议、锻炼(瑜伽冥想)、和朋友家人沟通聚会等等,所以对事件做个分类,用不同的颜色进行区分很重要,可以一眼看出每周时间消费中不同类型的事件占据的比重,是不是大多数时间都花在了工作上而忽略了个人发展和社交活动?

分类的方式有很多,比如我的分类是 Self、 Career 、Relationship、 Chaos

Self:个人的身心关怀,比如运动、瑜伽、写日记,以及投入兴趣爱好的事件;

Career:提高职业技能而花费的时间。比如刷题、录播客剪辑、写公众号;

Relationship:连结家人朋友关系,比如和小刘散步看电影,和家人视讯通话,和朋友聚餐郊游等;

Chaos:不可避免的生活琐事,比如理发、做饭、超市采购、大扫除之类的

你也可以按照个人目标的项目进行分类,比如写一本书:收集与这本书有关的资料,每隔一天写几百字,这些时间做一个颜色区分。还是一样的原则,不用一开始就做好完美无暇的分类,想着把任何一件事情都整齐划一地只能归入某一个分类,事实上我的分类中也存在模糊的界限,比如和朋友录播客算是 Relationship 还是 Career 呢?

区分时间消费的类型有助于我们在总结回顾时理清我们在不必要的事情上是不是浪费了太多时间,而占用了我们想要做的事情;让我们更聚焦在自己的目标实现上。

五个小技巧用日历做好时间管理

重复事件

我们知道养成习惯的好处是这种规律的条件反射式的行为可以减少进入状态的阻力。生活中的琐事用这种思维也能提高效率节约很多时间。比如我以前打扫卫生都会觉得很累,浴室卫生间卧室厨房,一趟下来要花费一整个上午。自从我设置规律性的重复事件、流程走顺畅了之后,只需要 30mins就可以坐下喝杯咖啡了。按照这个思维,我在日历上设置了很多重复事件:每天泡脚洗澡,每周一次大扫除、超市采购,每两周换一次床单被罩并清理床褥,每周一剪播客,每周四看电影,每周五计划下一周的时间块。

再以运动为例示范一下如何添加重复事件:

添加事件时点击【更多选项】进入到下面这个更详细的编辑/添加新事件的页面,默认是【不重复】。点击自定义设置,就可以进入自定义的重复规则,可以按照日、周、月、年各种规则设置自己想要的重复方式以及什么时候停止。我一般是三个月一调整,试运行三个月,三个月之后按照新的日程习惯做微调, 或者就保持和之前的一样,再延长三个月。

五个小技巧用日历做好时间管理

提醒和描述

我们的脑袋每天产生 5-7 万个想法,而这些混乱的想法在脑海里嗡嗡作响分散注意力,很难专注。GTD 核心思想之一是放空大脑:把脑子里的想法都记下来,然后忘掉它们。比如我是不是该剪指甲了,我是不是该理发了,这个 Meetup 骑车需要25分钟到时候别忘记提前出发,快递下周三到别忘记下楼 check,这类事无巨细的想法时不时会跳到眼皮底下,善用日历的提醒和描述,可以让自己不再关注这种小事。

我是这么做的。Google Calendar 好处是会把邮箱收到的事件比如火车、机票、酒店、电影等同步到日历,像这个电影事件就是自动同步。因为经常去这家影院,我只提前30分钟提醒出发,并标注坐哪班地铁,需不需要带iMax眼镜。

五个小技巧用日历做好时间管理

还有一类比如快递、每月的播客数据整理、不确定的网站优化任务,我会直接用日历的 Reminder 功能。

捆绑小任务

用日历管理任务时,有一类上面也提到的不确定任务的处理方式是不合格的:没有特定的开始时间、结束时间,也没有deadline,可有可无的任务或者不由自主的任务,我该把它放到日历的什么地方呢?我会用 Reminder 功能记下来统统丢到周五,在周五的 Plan 时间块审视这些任务的进度,哪些可以在下周安排一个时间块处理,哪些是下周也不会有进展的再丢到下一个周五;甚至暂时也不会想做?好,直接丢到一个月之后的周五。

一开始我把处理飞猪退票事宜写在便利贴上贴在电脑边,而事实上这件恼人的事情反而让我每次看到便利贴时都去跟一下进度,相当烦躁,也非常影响我当天的效率,可能一不小心所有时间都耗在上面(如图一)。在看过《人生十二法则》龙虾教授讲述他女儿治病的故事之后,他说“每天留出一些时间来集中思考和讨论所有的危机和应对方式,其他时间就忘掉这些事情。” 我发现写在便利贴上时时提醒自己可能对这类事情并不是明智的选择,不如每周安排一个时间统一跟进。

缓冲时间

即使准确地知道每件事所需要花费的时间,但人生嘛,总是会跑出各种意外(更何况我们常常预估不准呢)。给事件预留一定的缓冲时间,会让自己处理任务更加游刃有余。我一般用两种方式,第一个是把事件本身的时间多设置15分钟,第二就是两个事件之间留15分钟空白时间。

这些方法有帮助我在家办工期间保持一定的输出,我能明显感觉 plan time 时有认真规划的一周比敷衍了事的一周更充实。希望这些小技巧也能让你对日历软件有新的灵感。

FIN.

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