产品推荐:利用Teambition进行活动策划与执行

活动策划与执行对项目时间把控极其严格,而筹备过程中事务繁琐,进度表、任务清单、信息沟通、文件分享、账务管理、供应商联络、场景搭建等等,如果没有及时同步,容易造成信息遗漏影响项目进度。

使用 Teambition 将帮助:

  • 活动负责人:可视化项目各阶段任务进展和执行者,及时发现逾期事项并控制风险。
  • 活动协作者:清楚了解自己的职责,做好分工和衔接,避免遗漏。

下面,我们以一次活动策划与执行为例,来介绍如何通过 Teambition 进行跟踪管理。你可以在 Teambition 中搜索「市场活动」模板并创建使用。

活动策划与执行

搜索模板」操作示例

第一步:活动负责人进行项目规划和分工

不管是企业的市场部门、运营部门,还是广告公司,当确定策划一场活动时,一般会由筹委会先确定活动的主题、规模、活动时间等关键信息。

接着,活动负责人就可以在 Teambition 创建一个以活动主题为名称的项目,并根据实际情况拆分出活动的各个阶段,例如:活动预热、人员安排、宣传物料设计等,并在每个阶段下列出相关待办和负责人。例如:「人员安排」包括主持人沟通、嘉宾邀请等任务。

如果你之前在用 Excel 在进行活动进度管理,可以把表格「翻转90度」来完成项目的搭建,就像这样:

列出任务清单后,活动负责人通过「看板」你就可以一目了然的看到所有的事情。

活动策划与执行

接着可以切换到「甘特图」,根据活动时间对任务进行快速排期。

活动策划与执行

第二步:项目成员查看执行任务并更新进度

完成项目分工后,活动负责人可以召开一次会议对大家分工进行说明,然后项目成员就可以分头行动了,执行过程中遇到问题可在具体任务上跟同事进直接行沟通

活动策划与执行

筹备过程中产生的文件,可以统一存放在「项目文件」中和其他人共享,并且可以使用「版本更新」来进行单个文件的版本管理,避免大家相互传来传去每人手里有多个版本。

活动策划与执行

同时,项目成员可以通过项目内的「自定义视图」快速查看自己执行的所有任务。

活动策划与执行

第三步:活动负责人及时识别风险并跟进

活动负责人可根据任务的重要程度设置不同的优先级,一目了然看到重要任务的进展情况。同时可根据任务截止时间的颜色提醒把控任务进度,避免项目逾期。

活动策划与执行

第四步:沉淀项目经验为企业模板

如果你经常筹备活动,可以将项目存储为为企业模板,方便企业成员再开展类似活动时快速复用,当有新人时也可以通过模板快速上手。

活动策划与执行

将项目保存为模板

已经被保存的模板同样支持编辑,你可以在不断工作的过程中,对模板进行不断地优化。

活动策划与执行

调用保存的企业模板

第五步:同时跟踪多项目进展

如果你是广告策划或营销公司,可能会同时并行多个项目,这时候可以通过项目分组的表格视图,快速查看多个项目的进展。

Tips:

将已有的工作资料快速导入项目中

如果你现在的工作资料存放在 Excel 或 Project 中,在项目中点击 导入任务 -> 选择从 Excel 、Project 中直接导入。

活动策划与执行

对执行者进行批量指派

当多个任务都是同一个人负责时,指派比较慢,可以试试通过「表格视图」进行批量操作。

活动策划与执行

说了这么多,接下来我们准备了一份 Checklist 帮你快速开始:

根据模板调整并建立自己的活动策划和执行流程

下次活动策划与执行试着用 Teambition 来跟进吧 😄

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