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《图解番茄工作法》

《图解番茄工作法》

番茄工作法能帮我们与时间化敌为友,让我们不会再因为只有一小时、一天、一周或一个月的时限而充满焦虑。它能让我们观察、醒悟,并在此过程中改进自我、优化工作流程、增加效率、减少拖延,以及帮助我们将注意力全部集中在当下的活动上。它还是一种非常简单易用的工作方法,只需要一个厨房定时器(番茄钟),就可以让我们专注于真正要做的事情。

番茄工作法的简易使用流程

列出当天要做的事以及当天最重要的任务,设置25分钟倒计时,然后抛开各种杂念从第一件事开始执行,专注当下的活动直到铃声响起。休息5分钟后继续循环以上流程。

番茄工作法:最适合年轻人的时间管理方法

一.计划

(早晨,工作开始之前)

一天之计在于晨,在开始一天的行动前,先需要将【活动清单】准备好。当要决定做什么的时候,需要进入全局状态,这样可以更好的在所有活动中作出选择,而不会陷入琐碎的细节当中。

1.预估

在计划当天的活动之前,先检查【活动清单】中的每一项新活动。预估各项活动需要多少番茄钟来完成。将预估番茄数写在【活动清单】中每个活动的右边。以预估为基础来进行计划,使得当天的自我承诺更真实可行,并能增强做事积极性。

1.1.检查活动清单

每天早上查看【活动清单】,增加新的活动以及划掉已完成的活动。

1.2.活动清单

【活动清单】更像是传统的工作清单。它的容量没有限制,所有事情都可以填进去。同一张【活动清单】表格可以用很多天。如果你知道某件事必须在某个时间完成,也可以在活动上标注最后期限。

制作【活动清单】

1.将番茄钟设置为5分钟

2.然后在纸面顶端写下标题【活动清单】

3.想想你要完成的活动,简单快速地将活动从上到下的列出来,每行只写一个活动。不必考虑重要程度和优先级,也不必写出具体做法,只要把活动名称全都记录下来就行。

1.3.预估番茄总数

根据“日均番茄数”来判断【活动清单】中的“预估番茄总数”是否太多或太少。

清单中的活动太多,长时间停留及毫无进展的活动只会扰乱心智并使你误入歧途。

清单中的活动太少,这样很可能某一天拿出来时发现它根本无法填满当日的计划。

2.选择

当下要事

选择清单中最重要的工作,把它标注为“当下要事”,告诉自己这是今天优先级最高的事情,需要优先处理。将最重要的活动排在第一位,并全力以赴去做的话,就会有一种脚踏实地的安全感。

3.承诺

量力而为地选择出今天要完成的活动,如果你确实相信这段时间内可以实现这些目标,这样就变成了自我承诺。承诺是番茄工作法的核心,如果没有承诺,也就没有了执行的动力。

3.1.填入今日清单

从【活动清单】中选择当天的活动时,这些活动的预估番茄钟总数不要超过你的“日均番茄数”。将这些活动写入【今日清单】中,并按照每项活动的预估番茄数,在其右侧画上相应数量的小方格。

3.2.今日清单

【今日清单】是每日承诺要完成的活动清单,是每天的行程规划,每天早上这张表都要换成新的。努力通过一些较短的周期来履行承诺,尊重行程将有助于持久地实现高效率。

制作【今日清单】

1.将番茄钟设置为5分钟

2.然后在纸面顶端写下标题【今日清单】

3.从【活动清单】中选出今天要进行的活动

4.把活动名称填写到【今日清单】之中

3.3.承诺今日完成

工作的总量应当是你在一天之内能够完成的。如果某件事你今天不打算做,就别把它填写进去。【今日清单】只能让你看到今天可以达到的目标。

承诺是区分【活动清单】和【今日清单】的关键。如果没有承诺的话,那么看起来两张表都包括了一堆事,而且都是今天“可能”要做的活动项目。

二.执行

(循环:工作 – 休息 – 决策)

将决策、专注和休息交替安排,将工作视为一连串的事件并各个击破,用休息和奖励作为点缀,将全天保持在一个可持续的发展的节奏上。

执行一套相同的动作和准备程序,可以使大脑进行自动调整,帮助大脑适应现实情况,并迅速进入执行事务的最佳状态。

番茄工作法的重点在于每天完成了多少个番茄钟,而不在于完成了多少工作。能否集中注意力达到专注状态是番茄工作法的关键所在。

从工作时间开始持续循环到工作时间结束

1.首先是战略状态,从【今日清单】中选择出接下来将要进行的活动。

2.然后设置25分钟番茄钟,切换到工作状态。开始专注于这项活动,直到番茄钟铃声响起。

3.番茄钟铃声响起之后,立刻切换到休息状态。

4.经过休息后,再次切换到战略状态,选择下一步要进行的活动…

1.决策(战略状态)

在工作开始之时和休息结束之后,你需要暂时切换到战略状态,然后决定是继续进行上一项活动,还是切换到另一项活动上。战略状态可以让你纵览全局,更好的进行决策与部署行动。

预估误差

如果活动完成之前,小方格都填满了,但是活动还没完成,这种情况就是你“低估”了该项活动。

进行二次预估

预估还需要多少个番茄钟才能完成活动项目。然后在之前的小方框旁边画上相应个数的圆圈。之后完成番茄钟就在圆圈里画X。

进行三次预估

如果圆圈也用光了,项目还是没有完成就要进行最终预估。按照预估数在圆圈右方补充相应数量的三角形用来画X用。

最后如果三次预估的数目还不够完成活动,那你就要分析一下了,为什么一次次反复地低估这件事?

活动越复杂,预估越不谁。也许你应当将活动拆开,降低复杂度。

2.执行(专注状态)

一次一件事,设置番茄钟到25分钟后,开始专注于这项活动直到铃声响起。中途不可以切换活动和停下休息,因为光是有切换这个选项,就会成为经常性的干扰,并最终会让你失去可持续发展的节奏。

在每个番茄钟内,你要收集一些过程数据,记录每天完成的番茄钟数和遇到的中断次数等。

执行阶段的三种情况

1.工作已完成,时间未到达

用剩下的时间回顾一下刚才所做的事情,看看所做的工作是否可以改进或完善,直到番茄钟响铃。然后划掉【今日清单】中已完成的工作,在活动名称右边记录一个番茄钟。

2.时间已到达,工作未完成

番茄工作法中以一个番茄钟为一个时间单位,1个番茄钟等于25分钟的努力。活动是否能在当前番茄钟内完成并不重要,关键是在这一时间段里尽了全力。这种情况是正常的,只需要在【今日清单】中的活动名称右边记录一个番茄钟。

3.外部中断与外部中断

即使一个番茄钟只有25分钟,仍然会有干扰将我们所专注的工作打断。在一个番茄钟内,如果突然出现了一件要做的事。可以先将它们记录下来,等本次番茄钟之后再去处理,而不要在当时直接处理。

两种中断的类型

内部中断:在一个番茄钟之内,人们不可避免地会惦记着其他的事情。要想取得工作成果,就不能立即屈从于任何本能的反应。

外部中断:生活中经常会有来自外部的中断。外部中断具有互动性,它想要打断你,并抢走你的注意力,而你需要保护你的番茄钟不被打断,并且要将你的注意力留给所承诺的工作。外部中断应对策略:1.告知、2.协商、3.计划、4.答复

两种需要记录的情况

情况A.今日要办的事情

直接把它写到【今日清单】中计划内的承诺活动下方,在它左边加一个“U”,表示这是计划外事件 (unplanned)。

情况B.以后再办的事情

直接把它写到【活动清单】中,标上截止时间,在它左边加一个“U”,表示这是计划外事件 (unplanned)。

记录中断:最后在本次的活动名称的右边画了一个符号来表示本次中断的:内部中断画撇号( ’ ), 外部中断画减号( – )。记录之后继续中断前你正在进行的番茄钟直到铃声响起。

中断不算完成番茄钟

如果任务被中断,无论是暂时的还是长期的,当前番茄钟都必须作废。因为番茄钟是用来记录你所付出的25分钟连续的努力,如果中断后还算完成,就失去了保持节奏的目的,并且以后会逐渐屈服于中断的诱惑。

3.休息(放松状态)

番茄钟铃声一响,马上停下手头上的工作,最多再写一个速记来记录当时的思路或工作的进展。然后立即在【今日清单】中相应活动的右边画一个X,并设置一个5分钟的番茄钟,让它稍后提醒你休息时间的结束,这样以来你就可以安心的去休息了。

放下工作

不要在响铃之后又继续工作,也不要去思考下一个番茄钟的工作是什么。这些都会对下一个番茄钟造成额外压力,并会逐渐对一整天的进程造成影响。休息的时候要远离其他任何挑战智力的活动。并给你补充好足够的能量,这样你才能轻松地开始下一个番茄钟。如果你无视休息,只会破坏承诺,打乱行程,最终丧失工作的动力。

阶段性休息

在常规休息之外,番茄工作法要求安排时间更长的阶段性休息。一个番茄钟为25分钟专注及5分钟休息,四个番茄钟为一个组,一组番茄钟过后可以进行阶段性休息。阶段性休息可以是15~30分钟。

休息时间做什么?

番茄钟期间的目标是专注的高质量工作,休息期间的目标则是通过高质量的放松来恢复精神。5分钟时间你可以闭上眼休息一下,或起身溜达一会儿,也可以去接杯水续杯咖啡,或者看看窗外发发呆,甚至可以想想想想晚上吃什么。

三.检查

在一天工作结束时,需要将当天所有的跟踪数据汇集到【记录表格】之中。分析过往历史数据,并展望未来提出改进的意见与方案。

1.记录(填入跟踪数据)

数据是改善的基础,数据可以显示出你的工作方式,这有助于对流程进行改进和提高生产效率。刚开始使用番茄工作法时,可以只跟踪每天完成的番茄钟数以及中断的次数。

制作【记录表格】

在纸面顶端写下标题“记录”。表格第一列可以是日期,第二列是番茄钟数,第三列是中断数,每一行代表一天。同一张【记录表格】要用很多天,以便比较每天的跟踪记录。

2.分析(基于数据分析

观察所记录的原始数据,从中提取出有用的信息,分析工作的流程及方式方法,每天进行这样的回顾,可以使你获得最适合现实情况的工作流程,以及在不断调整的过程中优化自身的工作效率。

基本数据类型

日均番茄数:数通过计算多日的番茄钟数据,可以得出平均每天能完成多少番茄钟。基于这个数据就可以更好的计划每日要完成的活动。

日均中断数:通过多日中断的数据,可以计算出平均每日的中断数是多少。在采取改善措施后,再进行对比来检查改善的方法是否有效。

计划的能力:早晨选择一些活动,傍晚时却发现,今天所完成的活动大部分都不是早晨选的,如果有很多“计划外”活动,就说明计划能力还需要提升。

3.建议(提出改进意见)

基于统计数据进行分析与观察,从中找出改进流程的思路,在此基础上提出改进的意见与方案。

四.改善

(进行周期性的持续改善)

持续改善是一种以渐进式改进为目标的工作方法。在一天结束的时候专门分配一段时间来进行每日回顾,分析跟踪记录的数据,从中提取重要的信息及提出改进的意见,然后对整体进程及个人工作流程进行调整及自我完善。

持续改善基本的方法

1.首先将一个做法标准化

2.以某种方式测量标准化的数据

3.对测量的数据进行分析比较

4.基于数据提出改进意见

5.付诸行动去改进工作方法

6.达到一个新的、改进后的标准化工作方法

7.以此为循环,持续做出改进

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