如何提高自己的归纳总结能力?

归纳总结能力,其实是关于自己所经历过的事情的一个复盘,复盘一件事的前因后果,甚至是事情对后续影响及可执行程序。所以,要提高自己的归纳总结能力,就要提高复盘的能力,学会复盘方法论,然后在日常形成习惯。

什么是复盘呢?

复盘指的是一件事做完后,不管成功还是失败,都把事情的经过理一遍,理清楚计划和目标是什么、中间的过程怎么做到的,或者中间出了什么问题,为什么没有做到,理一遍后,下一次再做的时候就能吸取这次的经验,成功的继续发扬,失败的以防再犯。

从定义来看,复盘的本质就是每个人从自己亲身经历的事情中学习,始终围绕着三个关键词展开:亲身经历、过去、学习。

其实,复盘的概念由来已久,如“前事不忘后事之师和“吾日三省吾身”,这都是关于复盘的警言,不少人也从复盘中收益,如曾国潘柳传志。

那么为什么要复盘呢?

柳传志作为联想的创始人,他一直提倡联想员工从上到下进行复盘,将复盘的意义分为四点。

1、知其然,亦知其所以然,区分“有意义的失败”和“无意义的成功”

如何提高自己的归纳总结能力?

图1 绩效与学习矩阵

不管我们做什么事情,要达到一定目的,都要设定一个目标。当事情完成后,我们要知道事情成功失败的原因。失败要找到有意义的失败,从失败的事情中找出真正失败的原因,并改正措施,避免再次犯错。成功要找到无意义的成功,无意义的成功指的是不知道事情成功的原因,找不到关键因素,只不过是“瞎猫碰到死耗子”的运气好罢了。

2、传承经验,提升能力

柳传志说:“复盘是联想认为最重要的一件事情。对人,用谁不用谁,就看他的学习能力,而学习最多/最深刻的是跟自己学,跟自己学无非就是’复盘‘。一件事情做完后,成功或失败,特别是失败的,理一遍事情的缘由,下次再做的时候就吸取这次的经验了,在做这一件事情的能力也提升了。”

3、不再犯同类错误

复盘不仅能让自身积累经验,提升能力,还能通过复盘的分享帮助他人提升能力。

4、总结规律,固化流程

孟子说:“不以规矩,不能成方圆。”不管是个人,还是组织,都要遵循一定的规律和规章制度行事。而复盘的深入分析能够让人发现其中的规律,将规律制定成相关规章制度,能更好地提高效率。所以,当我们在做某件事时,首先看看有没有相应的规律或制度;如果有就按照规定执行;没有就自己想办法先做起来;做完之后,快速复盘、总结,找出规律,形成相应的制度规范。

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图2 通过复盘优化制度规范的逻辑

知道了复盘的意义,那我们又该怎样进行有效复盘呢?

一,复盘与PDCA环结合,使复盘形成循环

PDCA环,即做事之前先有计划(Plan),然后付诸执行(Do),及时进行检查(Check),看看计划的执行状况,若发现偏差或错误,采取纠偏措施(Action),包括优化计划或调整实现目标的策略与方法。通过这样的循环,可以将工作落实推进。

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图3 PDCA环

而两者的结合要点有四点:

1、 复盘的第一步要求明确“预期目标”,而这是“计划”(Plan)的先导或产出。

2、 复盘会还原“执行”(Do)过程,评估执行的“实际结果”,并将其与“预期目标”进行对比。这本身就属于一种“检查”(Check)工作。

3、 复盘会对“检查”中发现的偏差成因进行深入分析。只有经过审慎的分析,找到根本原因,才能更有效地拟定“纠偏措施”(Action)。

4、复盘明确要求我们反思或总结得到哪些“经验教训”,提出以后做类似工作的改进建议。这是PDCA循环中没有明确提出的内容,也是复盘有别于工作推进与总结的要点之一。

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图4 复盘学习机理

在复盘的过程中, 根据复盘的深度不同,分为“单环学习”和“双环学习”。“单环学习”指的是,在复盘过程中,只是就事论事,反思模板执行过程的策略方法是否有效,怎样改进执行效率;“双环学习”指的是,反思目标制定背后的各种背景。所以,要做好复盘不仅要分析过程,还要分析背景。

二,根据PDCA环形成复盘的底层逻辑。

复盘的底层逻辑分为四步:回顾目标、评估结果、分析原因、总结经验

如何提高自己的归纳总结能力?

图5 复盘步骤

1、回顾目标

回顾目标要清楚制定当初的目标是什么?计划怎么做?可没有目标就谈不上好的复盘。所以,做事情得先有目标,而且,目标得符合SMART原则,即明确具体 (Specific)、可衡量 (Maesurable)、有挑战但可实现 (Achievable)、相关可控 (Related)、有时限 (Time-limited)。

2、评估结果

评估结果要清楚实际发生了什么?在什么情况下?是怎样发生的?与目标相比,哪些方面做得好?哪些未达到预期?

评估结果因评估的重点不同分为两大流派:过程还原派和绩效导向派。

过程还原派的做法是按照时间顺序或职能条线,把主要事件、关键环节复现一遍,以找出待下一阶段深入探究的重要议题。优点是操作简便、事实线索清晰,不足是易陷入流水账。

绩效导向派的具体做法是对照目标,列出哪些地方做得好,哪些地方做得不好;在第三阶段分析差异的根本原因或关键成功要素时,如有必要,再将相应的过程进行复现。优点是简单直接高效,无需列所有事情;对照目标,有助于保持聚焦,避免陷入细节。

所以,复盘时应以结果为主,具体分析过程时采取过程还原方法。

3、分析原因

分析原因要清楚实际情况与预期有无差异?如果有,为什么会发生这些差异?是哪些因素造成了我们没有达到预期目标?失败的根本原因是什么?如果没有,成功的关键因素是什么?

在分析原因时要:

⑴把握关键,深入分析。敢于面对自己的缺陷,勇于承认错误,而不是推托责任,在错误或缺点面前装聋作哑

⑵对成功的剖析与对不足的分析同样重要。成功了不过分夸大自己的付出,失败了不往外界原因推托。

⑶“What…if…”分析。即如果出现了另一种情况或换了另一种做法(if…),会是什么情况(what…)

4、总结经验

总结经验要清楚我们从过程中学到了什么新东西?如果有人要进行同样的行动,我会给他什么建议?接下来我们该做些什么?哪些是我们可 直接行动的?哪些是其他层级才能处理的?是否要向上呈报?

所以,在总结经验时要,

⑴判断复盘结论是否可靠?

复盘的结论是否排除了偶发性因素?换句话说,我们所经历的这些事件、分析得到的原因是否具有普遍性?能否适用于大多数情况?复盘结论是指向人,还是指向事?复盘结论的得出,是否经过3次以上的连续追问“为什么”,涉及一些根本性的问题,还是仅停留于具体事件/操作层面?

⑵下一步怎么做?

此时,我们必须关注自己能控制的事情,而不是超过控制范围的外部力量。

在考虑后续行动时,要注意

①从复盘中总结出可以开始做什么事情

②继续做什么?表现好、需要保持的事情

③停止做什么?做法不当或失效的事不要再做

三,将复盘落实到生活工作中,形成习惯

复盘分为个人复盘、团队复盘、项目复盘、经营/战略复盘。今天,我重点分享个人复盘的经验,个人复盘可以随时随地进行,对个人成长帮助很大。

个人复盘的四点建议

1、把握重点

对一些重要问题、例外情况,或者按照规范、惯例处置不太奏效的事件,要特别留意、认真复盘。

2、“先僵化,后优化”

刚开始按复盘四步骤进行复盘,后期根据自己实际将复盘进行优化。

3、记录要点并定期回顾、提醒自己

不仅应该把复盘记录下来,还要定期回顾、梳理,把相同或相关联的事件联系起来看,发现共性的问题以及深层次的问题,以便让自己获得更大的成长。

4、习惯成自然

复盘只有坚持并行动下去才有效果,所以要养成复盘的习惯。

根据查尔斯·都希格的《习惯的力量》中提出的“习惯回路”模型,知道习惯的养成是大脑中形成的一个越来越强、继而自动化的回路。这个回路中包含了暗示、惯常行为、奖赏、渴求四个要素。

如何提高自己的归纳总结能力?

图6 习惯是如何养成的

“暗示”能让大脑进入某种自动运行模式,并决定使用哪种习惯。跟随暗示的指引,发现一个“惯常行为”,以某种方式去实施能满足“内心渴求”的行为。这些惯常行为实施以后,能够获得“奖赏”,让你的大脑记住这些回路,以备将来使用。慢慢地,这个回路变得越来越自动化,一有需求或暗示,大脑就会进行自动运行状态,下意识地选择“惯常行为”,并获得奖赏,进一步强化这个习惯回路。这样,习惯就产生了。习惯的力量如此之强大,以至于它能够创造出强烈的参与意识与欲望,即“渴求”

所以,养成复盘的习惯可以从这四个方面着手,

(1)通过一些做法,创造出一些“暗示”,如在每日安排中将复盘列入计划、组建一个社群每日复盘打卡。

(2)强化对复盘的“奖赏”,如在我加入的社群中超过三日不复盘打卡就会被踢出群。

(3)将“奖赏”与“内心”渴求联系起来,如我很喜欢加入的社群,不想被踢出群,所以必须每日坚持复盘。

(4)充分利用团队的力量。看到社群里的每个人的复盘,自己的不够努力暴露无遗,又加强我自身的学习,让复盘更加丰富多彩。

作者:径上花开

链接:https://www.zhihu.com/question/19622171/answer/577913238

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上一篇 2022年12月27日 下午1:35

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