常见的4种工作汇报框架

常见的4种工作汇报框架

接下来要做的,就是综合三种思维和相关方法,将其运用到职场中的各种写作场景。

在具体场景中,我们往往是先通过受众思维确定合适的表达方式,然后再使用逻辑和故事思维组织并优化语言。

今天,我们将开启第一个场景——工作汇报

常见的4种工作汇报框架

为什么同一件事,当你跟部门负责人汇报时,他会认可你:“这样的细节都能关注到,想得很细致啊。”

到了老板那儿,他的反应却是“不用太啰嗦,直接告诉我结果就好”?

你可能会觉得,这是因为老板太忙了。

但,其实还有其他的可能。

老板认不认可你的汇报,还取决于你是否有受众思维,能够根据他的类型,选择合适的沟通风格。

老板类型知多少

美国心理学家威廉·摩顿·马斯顿于1928年,提出了一套人类行为模型——“DISC模型”。

根据这套行为模型,可以把人的沟通风格分为4种倾向:掌控型、影响型、支持型、谨慎型。

根据四种沟通风格,我们可以把老板(或领导)也分为4种类型。

掌控型的老板喜欢做主、行动力强,追求目标时往往不达目标誓不罢休。

影响型老板在塑造品牌、自我宣传、鼓舞人心方面有明显的优势。他们通常很开放,友善合群,喜欢与人交往。

支持型老板往往更关注人而不是具体的事,个性随和,善于合作,倾向团队一起做决策而非单独决策。

谨慎型老板沉默寡言,一般喜欢从数据和细节发现问题的本质,思维严谨,重视逻辑,追求精确。

其实,每个老板都或多或少有这四种类型的特质,但往往有一种更为突出,我们就可以说ta是这种类型的老板。

下面,我们来猜一猜几个优秀的企业家所属的类型。

首先,你认为董明珠是属于哪种类型的老板?(掌控型、影响型、支持型、谨慎型)

董明珠作风强硬,有什么话,都会直率地说出来,习惯发号施令。她曾说过:“我从来就没有失误过,我从不认错,我永远是对的。”所以,她属于掌控型老板。

掌控型老板的沟通方式直接而强硬,喜欢简单明了、以结果为导向的沟通,不愿意多讲重复的话,希望每次沟通都能直入核心。

所以,跟他们汇报时,建议结论先行,让他们先听到结果或目的,且以他们的目标为出发点,让他们感觉自己正掌控着局面。

在你的印象里,马云是哪种类型呢?(掌控型、影响型、支持型、谨慎型)

我们经常看到马云公开演讲和出席重要活动,比较著名的是到美国会见特朗普。可以看出,马云属于影响型。

马云能够用自身的影响力在创业期说服“十八罗汉”与他共同熬过难关,甚至在艰难时期还能吸引外部的优秀人才加入淘宝。

影响型老板的沟通方式是热心且带有说服力,擅长通过自己的热诚和行动影响周围的人,让他人认同自己的观点和理念。

所以,跟他们汇报时,建议学会用SCQA框架,将事实包装于故事之中,多体现自己的创意,并在轻松自然的状态下和他们沟通。

再想一想,马化腾又属于哪种类型呢?(掌控型、影响型、支持型、谨慎型)

马化腾在腾讯实行导师制度,新员工入职都能得到导师支持,并在公司内部实行赛马竞争机制,支持员工不断创新。所以,他可以归为支持型。

支持型老板的沟通方式温和且有所保留,很少用强势或激烈的沟通语言,若没有明确的思考结果,就不会轻易发言。

所以,跟他们汇报时,建议事前做好规划,在汇报时不但说明目前状况,还要描述将来的打算。工作细节也不能忽略,好得到他们的指导和支持。

最后一个问题:你认为,柳传志是哪种类型的老板?(掌控型、影响型、支持型、谨慎型)

柳传志善于自我剖析和思考,在他的带领下,“复盘思维”成为联想文化的重要组成部分。

谨慎型老板的沟通方式是冷静、理性的,喜欢思考,在沟通中话不多,且习惯用数字、依据等逻辑性较强的内容作为沟通的支撑。

所以,跟他们汇报时,一是可以提前做好逻辑树和整理好素材,好能条理分明地总结;二是多用客观事实和数据。

下面,我们用一张图总结:

常见的4种工作汇报框架

分析老板的沟通风格以及对应的汇报方式,其实就是受众思维在工作汇报中的运用。

分析老板的沟通风格以及对应的汇报方式,其实就是受众思维在工作汇报中的运用。

下面,继续运用受众思维,我们还可以归纳合适的汇报时机及其建议:

常见的4种工作汇报框架

另外,需要再提醒一下的是,汇报不仅要考虑对象和时间,同时也要根据汇报内容调整表达方式。

举个例子,如果是汇报坏消息的话,那么,可能比提出解决方案更重要的是:汇报的态度是否诚恳。

有了受众思维,我们打通了信息传递的桥梁。接下来还需要组织好具体内容,才能让桥梁真正地发挥作用。

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我们先看个案例,对比下汇报内容有无组织的区别。

西天取经

唐僧四人小队西行取经,一日,唐僧让猪八戒和孙悟空到前方打探情况,两人回来后分别向唐僧做了汇报。

八戒,前方情况如何?

师父,前面有妖怪,我们绕道吧。

可还有其他消息?

我去了宋家寨、裂风峡附近村落询问,都说附近常常有人失踪,所以很可能有妖怪出没。

唐僧“嗯”了一声,不置可否。这时,孙悟空飞了回来,唐僧转向孙悟空。

悟空,你那边了解的情况怎么样?

师父,我建议绕道而行。

这是为何?

经过打探,我发现西北有妖怪,直接通行很不安全。另外,从西南方绕道也不会耽误太长时间,所以我建议绕道。

具体来说,直行四十里后有白面狐狸精气息,我估计它的洞穴,就在宋家寨方圆二十里以内。那一块人迹荒凉,听闻常有妖怪出没。

若坚持直行,我们还要途经裂风峡,此处地势险要,很容易被附近的妖怪伏击。

但如果我们从西南方绕道义庄,只须多行三十里路,便可避开宋家寨和裂风峡。另外,我们还可以在那休整一晚,明日赶路更有效率。

我已联系好义庄的一位老翁,可以让我们借宿他家。如果快的话,我们酉时便可以落宿义庄。

师父,您觉得怎么样?

唐僧满意地点了点头。

实际上,孙悟空在汇报时用到了PREP表达框架。

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所谓PREP,简单来说就是先讲结论。

把结论放在开头,一开始就明确信息传达的目标,让对方知道你接下来要说什么。

说完结论之后,再依次讲依据和事例,最后重新强调一遍结论,让对方加深印象。

其实,PREP是基于对受众的考虑来组织逻辑的。

因为我们在接收信息时,都希望先弄明白这些信息对自己有什么意义,需要自己做些什么。

你还记得第一个托人买票的挑战任务么?当时当事人表达混乱的首要原因,就是没有结论先行。

而悟空成功的汇报,正是运用了PREP的表达框架:

常见的4种工作汇报框架

而且,悟空知道师父属于谨慎型,所以在汇报过程中,详尽地展开分析,并提供解决方案,正对师父胃口。

同时,悟空了解师父不愿意绕道耽误时间,所以特意提到“绕道可以休整一晚,让明日赶路更有效率”。

可见,受众思维放在课程第一部分是有原因的,先考虑受众,才能组织出效果更佳的信息。

下面,我们通过一个案例,看看PREP框架如何在现代职场中运用。

帮Keven改汇报

昨天,Keven向总经理汇报公司一款时尚搭配app的运营情况,但是说到一半就被总经理不耐烦地打断了。

Keven是这样说的:

汇报内容

李总,昨天晚上我看了下我们新研发app的用户数据,发现第一个月和第二个月的用户阅读点击率只有7%。我找到Lily帮我分析,Lily认为主要是我们现在的三位编辑不能很好地把握用户调性,写出来的内容缺乏吸引力。我们三个编辑大概是这样的情况,Maggie的文案通俗易懂,但对时尚元素把握不足,Amy的文案比较贴合当下年轻人的品位,但逻辑思维不够清晰,Steven由于刚入职,经验还有些欠缺。做好内容是我们这款app取得成功的资深编辑来为他们做一天的培训。

如果你是业务繁忙的老板,这样的表达方式,你会愿意听吗?

但若将信息按PREP框架,梳理成逻辑树的话,给人的感觉就不一样了。

常见的4种工作汇报框架

汇报内容

李总,我建议由公司资深编辑为我们的时尚编辑做一天培训。

这是因为,近两个月新研发的app,用户阅读点击率只有7%,远小于正常数值。同事Lily也认为,我们现在的三位编辑还不能很好地把握用户调性,写出来的内容缺乏吸引力。

具体来说,Maggie的文案通俗易懂,但对时尚元素把握不足;而Amy的文案比较贴合当下年轻人的品位,但逻辑思维不够清晰;最后,Steven由于刚入职经验还有些欠缺。

做好内容是我们这款app取得成功的必备条件之一,我希望由总公司的资深编辑来为他们做一天培训。

现在是不是清晰多了?

不过,在职场中还有一种情况也颇让人头疼。

那就是工作比较琐碎,感觉可供汇报的内容并不多。

这个问题可以用一个技巧来解决,下面,用一个案例来说明。

潘潘的工作汇报

潘潘是北京一家公司的行政助理,上周北京空气污染严重。为了员工的身体健康,她向财务部的刘姐申请后,为公司采购了一台空气净化器。

买后的第二天,潘潘正准备拿发票去报销,同事小敏刚好过来找她聊天。

潘潘,这个是空气净化器的发票吗?我看下多少钱?我家也准备买一个。

这个是进口的,质量很好,要1万多呢。

哇,公司还是挺大方的嘛。

嗯,老板出差在外,这次是刘姐批准的。

唉,我们平时做的都是零零碎碎的东西,这次让不少同事对行政部都高看一眼了。

我觉得你可以好好和刘姐说说,可能以后再采购什么东西就方便多了。

好像也是。行,那我先想想。

根据平时的了解,潘潘知道刘姐属于“影响型”,于是打算用SCQA通过讲故事的方式汇报,即“背景-冲突-提问-回答”。

刘姐,我来报销昨天买的空气净化器,你看看。

好嘞。大家的反应怎么样?

大家都开心得不得了。之前半个月PM2.5几乎每天超过400。

以上是背景部分。

测量发现办公室里PM2.5过了300,很多人都很担心自己的健康,也抱怨公司不做安全措施。

刘姐你之前也让我们给大家买了口罩,不过大家还是不满意,工作也受到了影响。一些部门负责人也让我想办法解决这个问题。

以上是冲突部分。

这要怎么办呢?

以上是提问部分。

好在刘姐你给我们争取到了买空气净化器的机会。于是,我查了很多资料,问了很多朋友,也去实体店看了,这个型号是一万左右价位里性价比最高的,品牌也大。

现在办公室内的PM2.5都不超过50,大家都说行政部干了件大事,营销部怀孕的小睛姐还给我们送了一大袋水果。公司请假的人也少了,大家的干劲也回来了。

以上是回答部分。

太好了。

总结

我们分析一下潘潘的工作汇报:

1.首先,汇报时间选在工作完成时是十分恰当的;

2.其次,在汇报之前,潘潘分析了刘姐的沟通风格;

3.最后,潘潘按刘姐的沟通风格选择了SCQA框架来整理汇报内容。

可见,上面谈到的知识,可以在工作汇报中综合运用。至于潘潘具体用到了什么技巧,我们在课堂上分析。

虽然刘姐没有直接表扬潘潘,但从刘姐的反应看出,潘潘的工作汇报很成功。

刘姐也从潘潘的汇报里得到两个信息:一是潘潘做事靠谱,二是汇报也做得好。

这也归功于潘潘在汇报里用到一个技巧:放大重点。

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放大重点有两层含义:一是在众多的工作中突出贡献最大的工作;二是在具体工作中放大工作中的具体亮点。

潘潘这次的汇报,属于第二点:将具体亮点放大,谈到这件事解决了公司的什么问题以及具体产生什么影响。

抓重点放大,可以让我们在汇报时,不再担心无话可说。

好,下面让我们回顾一下今天的内容。

常见的4种工作汇报框架

作者:小萌新爱写作
链接:https://www.jianshu.com/p/f7479ad61b5f

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上一篇 2023年1月16日 上午11:23

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