拯救PM的六个管理工具

如何把一个项目做死?团队里出几个不靠谱的巨婴就够了。

拯救PM的六个管理工具

项目经理与其说是在管项目,不如说是在管人。团队越给力,PM的“救火式加班”就越少。

关爱项目经理,人人有责。为了更好地守护大家的下班时间,今天环环为大家准备了六个管理工具,专门针对团队中那些不靠谱的巨婴,对症下药,各个击破~

巨婴一号:“反正不是我的错”

推卸责任型巨婴,出了问题从来不会怪一下自己,要么是怪环境,要么就是怪别人协作不利,堪称甩锅高手。

拯救PM的六个管理工具

对付这种巨婴,明确权责很重要。首先我们可以通过SMART原则,量化并明确其工作考核的绩效指标,让他们深刻意识到工作做不好或完不成,是自己的事儿。

▋SMART原则

  • Specific 具体的

  • Measurable 可测量的

  • Attainable 可达到的

  • Relevant 相关的

  • Time based 时间的

拯救PM的六个管理工具

  • S代表具体(Specific),指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统

  • M代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的

  • A代表可实现(Attainable),指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标

  • R代表现实性(realistic),指绩效指标是实实在在的,可以证明和观察

  • T代表有时限(time bound),注重完成绩效指标的特定期限

第二个办法,就是通过WBS工作分解法,将大的任务尽可能地拆解成成最小单位的任务,并将这些任务指定到每个个人身上。

谁负责哪摊儿,清清楚楚,就没有任何推卸的余地。

▋任务分解法[WBS]

即Work Breakdown Structure,如何进行WBS分解:目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则:

将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法:

  • 至上而下与至下而上的充分沟通

  • 一对一个别交流

  • 小组讨论

WBS分解的标准:

  • 分解后的活动结构清晰

  • 逻辑上形成一个大的活动

  • 集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点

  • 所有活动全部定义清楚

拯救PM的六个管理工具

巨婴二号:“事情好多啊我忙不过来了”

低效型巨婴,他们的问题既不是出在工作能力上,也不是出在工作态度上,而是出在工作方式和时间管理上。

拯救PM的六个管理工具

对付这种巨婴,项目经理可以通过时间管理工具中的“四象限法”,为其确认各项工作的优先级,分为四类:A重要且紧急、B重要不紧急、C紧急不重要、D不重要不紧急。

以四象限为指标指导工作,能让低效型巨婴优先完成最紧急最重要的任务,避免因为琐事造成进一步拖延。

▋四象限法

A、重要且紧急

  • 紧急状况

  • 迫切的问题

  • 限期完成的工作

  • 你不做其他人也不能做

B、重要不紧急

  • 准备工作

  • 预防措施

  • 价值观的澄清

  • 计划

  • 人际关系的建立

  • 真正的再创造

  • 增进自己的能力

C、紧急不重要

  • 造成干扰的事、电话

  • 信件、报告

  • 会议

  • 许多迫在眉捷的急事

  • 符合别人期望的事

D、不重要不紧急

  • 忙碌琐碎的事

  • 广告函件

  • 电话

  • 逃避性活动

  • 等待时间

优先顺序=重要性*紧迫性

拯救PM的六个管理工具

第二个工具,是二八法则。项目经理可以通过反复强调最重要事项的方式(说白了就是不断洗脑),督促低效型巨婴把最多的时间和精力用在关键目标上。

▋二八法则

巴列特定律:“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。”按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

拯救PM的六个管理工具

巨婴三号:“我在闷声做大事”

最危险的一种巨婴。

安排工作的时候,他们收到指令不回复,遇到问题不反馈,提前终止不报告……一旦过程中出了什么岔子,项目经理没有马上了解到,很有可能会给项目结果造成毁灭性的打击。

拯救PM的六个管理工具

对付闷声型巨婴,督促其汇报,并且经常执行复盘,是非常有效的。

推荐的工具有两个:团队会成员汇报用6W2H法,保证工作中的闭环和不断复盘,就用PDCA法则

▋6W2H法

  • What:工作的内容和达成的目标

  • Why:做这项工作的原因

  • Who:参加这项工作的具体人员,以及负责人

  • When:在什么时间、什么时间段进行工作

  • Where:工作发生的地点

  • Which:哪一种方法或途径

  • How:用什么方法进行

  • How much:需要多少成本

拯救PM的六个管理工具

▋PDCA法则

  • Plan:制定目标与计划

  • Do:任务展开,组织实施

  • Check:对过程中的关键点和最终结果进行检查

  • Action:纠正偏差,对成果进行标准化,并确定新的目标,制定下一轮计划

拯救PM的六个管理工具

管理的本质,其实就是管人。碰到不靠谱的团队成员,往往骂也不是,开也不是办法,所以,利用工具,从程序上避免人带来的风险,是非常有效的。

原文始发于微信公众号(PM圈子)

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