ABC时间管理法则,一个普遍使用的法则

ABC时间管理法则,一个普遍使用的法则

一 认识ABC时间管理法

ABC时间管理法由美国管理学家莱金(Lakein)提出,他建议为了提高时间的利用率,每个人都需要确定今后5年、今后半年及现阶段要达到的目标。人们应该将其各阶段目标分为ABC三个等级,A级为最重要且必须完成的目标,B级为较重要很想完成的目标。C级为不太重要可以暂时搁置的目标。

ABC时间管理的具体步骤如下:

(1)列出目标:每日工作前列出日工作清单。

(2)目标分类:对日工作清单分类。

(3)排列顺序:根据工作的重要性、紧急程度确定ABC顺序。

(4)分配时间:按ABC级别顺序定出工作日程表及时间分配情况。

(5)行动实施:集中精力完成A类工作,效果满意,再转向8类工作。对于C类工作,在时间精力充沛的情况下,可自己完成,但应大胆减少C类工作,尽可能委派他人执行,以节省时间。

(6)及时记录:每一事件消耗的时间。

(7)归纳总结:工作结束后评价时间应用情况,以不断提高自已有效利用时间的技能。

二 详解ABC时间管理法

ABC时间管理法,就是以事务的重要程度为依据,将待办的事项按照重要性从高到轻的顺序划分为A,B,C三个等级,然后按照事项的重要等级依次完成任务的做事方法。ABC时间管理法可谓事务优先顺序法的“鼻祖”,它不但屡屡为时间管理专家们所称道,还被许多热忠于规划生活的人们所采用。

这种方法可以有效的解决因日常事务异常繁乱而陷入混乱的状况,使学习、工作和生活等活动在有条不紊中进行。根据事务的重要性划分事务级别、规定优先顺序,对每一项工作做如下考虑:“这件事是不是有助于达到我的长期目标或短期目标?”做出判断之后,再根据判断确定事物的级别,可以将事务分为以下三类:

第一类(A类):非常有助于达成目标的事情。

这里最大的窍门是,不要去做应该做的事情,想做的事情,喜欢做的事情,也不是去做紧急的事情。你要做什么事情?答案是:必须做的事情。

如果非常有助于达到目标,即为最重要的事项,将其标注为A——必须做的事,是指与实现自己的目标相关的关键事务,比如管理性指导、重要的客户约见、重要的期限临近、能带来领先优势或成功的机会。

A级事物都是必须在短期内完成的任务。一旦完成,A级事务就会产生显著的效果。而如果没有完成,那么严重的、另人沮丧的、甚至是灾难性的后果就有可能发生。A级事务的关键是需要立刻行动起来去做。

第二类(B类):对达成目标有帮助的事情。

如果对于达到目标具有一般的意义,即为次重要的事项,将其标注为B——应该做的事,是指具有中等价值的事务,这类事务有助于提高个人或组织业绩,但不是关键性的。这类事情的特点是:做了有帮助,不做也没有太大的问题。

B级事务虽说不如A级事务那样一样紧迫,但它仍然很重要。这些工作可以在一定期限内相应地推迟。若规定的完成期限较短,就应该将它们很快提升为A级。

对于B类事情,可以进行合并处理、简化处理和适度授权处理。比如,和朋友逛街,这个对友情的发展会有帮助,而且顺便你可以买些需要的东西回来,所以你选择了逛街。

用更好的处理方式也可以这样操作:跟朋友商量,请朋友帮忙买东西,回来之后,你请他吃饭,吃饭不属于浪费时间,同时,吃饭也加强了友情,而且是你请,所以几个问题一并就解决了。

第三类(C类):对达成目标没有帮助的事情。

如果对达到目标起的作用不大,即为不重要的事项,将其标注为C——可以做的事,是指价值较低的一类事务,无论这些事务多么有趣又紧急,都应该拖后处理。C级事务是可以推迟,但不会造成严重后果的工作。

只要可能,就绝对不要去做这类事情,或者无限期拖延。因为人生要把时间浪费在那些美好的事物上,也就是有些事情注定此生不做都无遗憾。

此类事情,你也可以考虑完全授权的方式去做,请别人帮忙去做,这个时候,你可能会支付一定的酬金,这是值得的。因为,你已经开始认定自己的人生是有价值的,也开始计算你时间到底是值多少钱了。

该事务中的有些工作甚至可以无限期的推迟。但其它一些事务,尤其是那些有较长时间限制的事务,也会随着完成期限的临近最终转变为A级别或B级别。

三 延伸ABC时间管理法

1从花费时间比例和成效上

总体来说,ABC三级事务在事务总量中所占的比例及价值是这样的:

A级事务约占任务和工作总量的15~20%,这是你必须集中时间和精力完成的事务。

对所有达到的目标而言,它真正的价值高达65~80%。

B级事务约占事务与工作总量的20~30%,完成事务的价值也就是10~20%。

C级事务占事务总量的50~65%,你完成此类事务的价值仅为10~15%。

2 在人际交往方面的应用

管理人际交往圈或朋友圈,同样也可以根据人员的重要性(主要是指血缘关系,和三观相同等亲密程度)和价值量(主要是指对自我提升和自我成长的有益程度)来划分ABC等级,对于A 类人员需要花更多时间更多精力和更多频次进行交往和巩固,而B类要尽量减少时间(如朋友圈里的泛泛之交),对于C类既不重要又无价值(甚至有负面影响的狐朋狗友)就要最大限度的少花时间甚至不花时间。

当然,我们也不能过于势利地看待别人,人际关系的重要性和价值量也会在一定条件下转化,我们灵活处理就好。

3 与四象限法则和二八法则的关系

许多人简单地将A类事务直接与四象限法则的既重要又紧急的第一象限对应,B类事务与二、三象限对应,C类事务与第四象限对应。这个观点我不敢苟同,四象限最重要的观点就是我们应该集中精力做好第二象限的重要但不紧急事项,而不提倡陷入第一象限事务中去,所以划为ABC法则的次要的B类是不妥的。

对于二八法则,A类事项与重要的20%是高度吻合的,而ABC法则将二八法则的80%进一步又细分出B类和C类事项,算是一种很有意义的细分和补充吧。

作者:时间管理培训师黎翔

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