为什么要做工作分解结构(WBS)?

为什么一个大项目中,大家都很忙,但是又看不到什么成果呢?

相信大家都有这样的疑问,这个问题的主要原因是,如果一项工作不是需要马上完成的,那么每个人都可以做任意的工作量,而不会去关心工作有没有用,跟项目的成果有没有关系。

因此,任何复杂的工作,从认识、管理和控制的角度来说,都应该从技术和专业的角度将它们分解成较小的、更容易管理的组成部分,这才是复杂事物的实现逻辑。就像一台普通的汽车,需要有约3万个零部件组成,每个零部件的背后都是一家家的专业生产企业,缺少一个零部件,整辆车都不能形成一台整车,这就需要极其细化的分工。

在项目管理中,如何梳理复杂事物的实现逻辑?——工作分解结构,即WBS,就是一种分解复杂事物的工具。

一、什么是“工作分解结构(WBS)”?

工作分解结构(简称WBS)跟因数分解是一个原理,就是把一个项目,按一定的原则分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止。即:项目→任务→工作→日常活动。

靠人完成的工作往往存在较大风险,再厉害的人,对组织而言,价值也是有限的,万一人走了呢?所以,能够把工作显性化、结构化、标准化,使得后来的人都可以重复实现的,就是非常有价值的。

魔鬼藏在细节中,如果不能把藏在项目细节中的含糊的、不确定的、不合理的成分展示出来,那么我们永远都不能尝试到项目管理的乐趣。

所以,创建工作分解结构(WBS)就是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的,更易于管理的组成部分的过程。

为什么要做工作分解结构(WBS)?

WBS范例

WBS能够把藏有魔鬼的隐性工作显性化,而且,当工作用结构化的图标方式展示出来的时候,可以帮助人们建立对项目的整体认知。

此外,WBS还可以界定项目范围、揭示项目细节,这有助于安排项目进度、制定预算和进行有效沟通。

如果一个企业中,能够把许多项目在高层次维度的工作编制成项目的标准WBS,便能够使得项目组的成员更加准确地理解项目各种工作的具体要求和内容,所以说,WBS是企业的无形资产。

二、什么是“工作技术条件表”和“WBS词典”?

进行WBS后,为了使项目组的成员更准确地理解项目所包含的各种工作的具体内容和要求,还需要编制相应的工作技术条件表。

工作技术条件表案例举例:

为什么要做工作分解结构(WBS)?

这些以WBS为基础而建立的工作技术条件是组织开展后续类似项目工作的重要参考资料,因此习惯上会把这些工作技术条件汇总称之为WBS词典。

WBS词典举例:

为什么要做工作分解结构(WBS)?

WBS和WBS词典,是组织的重要无形资产。新加入项目组的成员可以根据这些资料,快速上手,虽然这样的工作单次工作量很大,但是一旦形成,后续便能迅速界定项目的工作范围,并进行项目进度的安排和成本预算,提高了速度的同时,也提高了项目的可靠性,降低项目风险。

创建WBS的过程,就是对项目进行显性化、结构化、标准化的过程(隐性工作显性化,显性工作结构化,结构工作标准化),如此便能提高项目的标准化程度,让项目可复制性增强,从而提升组织的项目管理能力。

核心内容来自《极简项目管理》

作者:Kong大叔

链接:https://www.jianshu.com/p/ead3c67158db

 

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上一篇 2022年8月13日 下午4:19

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