一页纸组织一场高质量的会议

伙伴们,早上好☀️,时间过的好快,美好的周末开始了。大家有没有根据之前文章中介绍的列to do list的方法做好这个周末的行动计划呢?我周末行动清单中有一项就是跟大家分享最近践行的一张纸的笔记术,今天已经是第6篇了。

本来我想接着上周的学习篇继续分享我在实践中关于学习方面的应用,因为真的有很多心得和好的方法想跟大家分享,但因为还有一个非常重要的主题没有涉及,我怕时间长了上课时很多细节会忘记,所以今天我决定先带大家进入一个新的场景--会议场景,来看看怎样使用一张纸的笔记术思维来开一场高效的会议。

一页纸组织一场高质量的会议

提起开会,可能是很多人非常头疼的事情,印象里,很多会议都是“冗长又寂寥”的,时间很长,重点没多少,开头结尾铺垫很久,问题抛出去便开始了没完没了的讨论,仿佛看不到结束,每每想到还有很多工作没做真是如坐针毡。这可能是大多数人对开会的印象,那怎样提高开会的效率,让大家在可控的时间内领会会议精神,解决问题,定好下一步行动的方案,#一张纸的笔记术#📒根据工作中常见的情形把会议大致分成了两类:一类是问题解决型会议,一类是例会。针对这两种类型的会议,提出了不同的解决方案,下面我们一起来看一下吧。

🌷问题解决型会议

问题解决型会议,顾名思义,就是遇到了一个问题,或者接到了一个新项目,需要针对这个问题、这个项目召开会议去解决它。其实,不管是解决问题、还是新项目推进,这背后的底层逻辑都是一样的,就是解决问题。之前我们已经介绍过一张纸的笔记术📒在问题解决场景的应用,小伙伴们可以参考《我用一张纸开启了高效正的美好人生--场景应用之问题解决》。

🌼白板

君欲善其事,必先利其器,平时我们用一张纸进行笔记术整理,那在开会的时候,这张纸就被挪到白板上,我们在白板上按照笔记术样式划好格子进行思路整理。在公益课上高桥老师分享说他的公司以及有些客户的公司会专门把白板用胶条分好格子,开会直接用。虽然现在电子设备很发达,但最简单的白板+手写,仍然是非常高效的会议辅助形式。(为什么要把格子分成这样,各个部分的用途是什么,请参考《我用一张纸开启了高效整理的美好人生(二)》)

一页纸组织一场高质量的会议

下面进入正式的会议环节(没有白板,在纸上举例😜):

🌼step1.设定目标

无论做什么,设定目标都是最重要的。之前文章中提到过,在左上角第一行格子里用“before状态+变成+after状态”句型来确定我们的目标,是非常有效的句型。

一页纸组织一场高质量的会议

🌼step2.分配时间

设定目标后,就是分配好时间⌚️(参考问题解决篇),预估一下这个会议大概需要多长时间,每个步骤分配多长时间。之前文章也强调过,设定时间是非常重要的,尤其是有多人参加的办公会议,如果没有时间的把控,会议很可能就变成了茶话会或者聊天大会。

🌼step3.列举事实

这一步可以用头脑风暴的形式将这个问题或项目所有客观的事实、关联的点统统列在左下的格子里。

tip🎒:这一步的准备工作可以在开会前就请大家整理准备好,甚至打印好关键信息,开会时直接贴在事实栏,节省时间,信息准确。

一页纸组织一场高质量的会议

🌼step4.分析解读

这一步就是对前面列出的所有事实进行的分析、解读,会议的讨论主要也是在这一块进行。讨论的同时,将一些重要的分析列在中间的格子里。

一页纸组织一场高质量的会议

🌼step5.行动

根据分析,制定出下一步的行动计划,列在右边的格子中。

tip🎒:定下行动后,工作任务的分配也在这一步进行:这项工作谁来做,什么时间完成(负责人+完成时间),责任到人。

一页纸组织一场高质量的会议

🌼 step6. 行动123

从行动中总结出优先要完成的3项,写到右上角的格子里。

🌼step7.一句话总结

起一个题目,一句话总结写在左上第二行格子里。

一页纸组织一场高质量的会议

🌼 step8.拍照片

将白板上的内容拍下来📷,这一步非常重要,一来下次开会的时候就可以拿出来看一下上次布置任务情况,便于跟踪完成进度;另一方面,把这张照片发给未能到场的同事,开会讲了什么、自己分配的工作任务是什么,一目了然。

一页纸组织一场高质量的会议

下次开会的时候,行动的完成情况,就会成为新会议的事实(或者事实的一部分),然后继续使用这套笔记术📒进行讨论,安排新的任务,直到问题解决或者项目完成。

一页纸组织一场高质量的会议

在听公益课的时候,有小伙伴问了老师一些问题一并分享在此:

🌷问:之前也提到过头脑风暴列事实的时候是没有对错的,大量的信息列举,该怎样进行取舍?

答:做事的目的是什么,选出跟目标相关的部分。

🌷问:如果问题很复杂、项目很庞大,通过一个点又出来很多新的问题需要分析处理该怎么办?

答:对复杂的问题,一定要用白板纪录下来,不要只是口头说。如果又发散出多个问题或者点子,准备两块白板,在另一块白板上用这套笔记术对其中一个要处理的问题/点子进行分析。

tip🎒:开会时最好准备两块白板。

左边的白板:基本的梳理,整个问题/项目宏观的梳理,通过左边白板梳理出优先要做的事项。

右边的白板:梳理出了优先要做的部分,进入右边的白板,以同样的思路对优先事项进行分析整理,理出行动方案。

一页纸组织一场高质量的会议

以上就是一张纸的笔记术📒在问题解决会议中的应用,今天的信息量有点大哟。知道不如做到,真心希望大家,特别是有主导权的各位leader,大boss们能看到这个方法,在会议中践行起来,让职场中的会议更务实高效。

作者:Yasmine的平行世界

链接:https://www.jianshu.com/p/a2c7e81ad93b

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上一篇 2022年4月23日 下午2:50

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