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企业新闻发布会策划方案怎么做?有哪些流程?

大家对于“发布会”这个词语并不陌生,日常生活和新闻报道中会经常看到,比如新品发布会、合作发布会、战略升级发布会、行业发布会、新闻发布会等,其中新品发布会和新闻发布会最为常见。

本文来源丨公关之家,作者丨404号房客

大家对于“发布会”这个词语并不陌生,日常生活和新闻报道中会经常看到,比如新品发布会、合作发布会、战略升级发布会、行业发布会、新闻发布会等,其中新品发布会和新闻发布会最为常见。

企业新闻发布会策划方案怎么做?有哪些流程?

新品发布会侧重于产品推广,考虑的是宣传和造势,而新闻发布会侧重于信息沟通,考虑的是传播和公关。

一般来说,企业或者组织在重大影响的社会事件发酵之际,比如与其他组织发生了法律纠纷,或者因为产品质量问题导致众多用户投诉和谴责,或者因为受到主流媒体的相关质疑,或者受到竞争对手的恶意攻击和诽谤,那么就需要向公众和媒体公布信息,就需要召开新闻发布会,从而实现时间、人员和媒体的集中,以网络媒体、电视、报刊、广播等形式迅速传达给大众,从而澄清负面流言、提升企业形象,或者制造新闻点。

所以,一般会由新闻当事人或者新闻发言人出面,对某个事件进行公开的、权威的、官方的阐述和表明态度,及时的向大众表明企业的立场和态度。

作为企业公关的重要手段之一,新闻发布会很好的承担了沟通大众的作用。一方面能第一时间扭转公众对于某种事态的糟糕印象,挽回负面影响,争取到社会舆论的支持,另一方面也能积极传达正确的立场,塑造积极、正面的企业形象。那么企业的新闻发布会如何进行方案策划呢?有什么流程和要点呢?

 

一、确定发布会主题

新闻发布会对于企业来说是一个重要节点,打好这场战役对于企业公关形象的维护至关重要。所以其主题也要慎重,要结合新闻事件明确主题方向,做到让媒体一目了然并且感兴趣。然后,只有先确定主题,才能制作H5邀请函、媒体邀约请柬、媒体打包资料、会场布置材料、纪念品等文件。

值得一提的是,由于我国对新闻发布会有着严格的申报和审批程序,所以笔者建议企业方绕过这种繁琐操作,而是将新闻发布会的名称改为“xx信息发布会”或者“xx媒体沟通会”,这样下来会更省事。

 

二、确定发布会时间、地点

一般来说,新品发布会从策划到实施要提前准备一个月左右,但新闻发布会往往只有几天时间甚至几个小时时间来准备,所以要根据具体情况具体决定。

越紧急的新闻事件越需要紧急召开发布会,可能上午有相关新闻爆出,下午就召开新闻发布会进行相关说明了。但如果事态没有那么紧急,就可以提前预留半个月时间来精心策划。然后具体时间要避开重要节日、重要事件节点,以免形成热点冲突,然后媒体临时抽不出人来参与发布会。

同时要根据媒体发稿习惯确定时间定在上午或者下午,比如有些平面媒体出刊新闻的时间是次日早晨,那么就可以将发布会安排在下午,但如果你想新闻报道在下午就刊登出来,那么就可以安排在上午召开发布会。

最后,发布会时长要把控在1个小时左右,最好不要超过2个小时,别现场讲太多毫无意义、形式主义的东西,最后媒体都没耐心了,要保证现场核心、关键信息的传达,不要拖沓,这样可以保证发布会的报道效果。

新闻发布会的地点一般有三个选择,第一是相关事件的现场,可以方便召集媒体和直接现场取景;第二个是企业的会议室等场所,第三个是酒店,为了企业形象考虑,一般都会选择档次高一点的五星级酒店。

所以,如果发布会要租借第三方场地,要做好协商,选择合适的场地,主要从档次、场地规模、便利性、价格方面考虑,并签订合同。比如会议厅容纳人数是否够用、是否配备主席台和投影设备等,停车场是否够用,酒店外围能否布置相应的横幅拱形门等。

企业新闻发布会策划方案怎么做?有哪些流程?

三、确定发布会流程

一般情况下,新闻发布会的流程主要有迎宾签到、给媒体分发资料、发言人进行新闻发布、点请记者提问、回答媒体问题、发布会结束等环节,但有的企业会出于礼貌,会邀请嘉宾在会后参与聚餐,另外,有些企业会比较重视此次事件,会安排后续的媒体座谈会或记者招待会。根据实际情况制定流程,并通知到各个嘉宾。

 

、确定参会者,并发出媒体邀约

新闻发布会参与方有公司领导、员工、媒体记者、同行、客户等,要拟定一个大名单,对名单上的嘉宾要发出相应的邀请函,包含发布会主题、地址、议程安排、现场平面图等。然后根据大名单,进行联系,回收确认信息,保证重要人员无遗漏并能准时出席,如果对方可能有无法到来的情况,要做好应急人选的考虑。

在媒体邀约方面,一定要及其慎重。毕竟,媒体出席的质量和数量决定了发布会的传播效果。媒体属性的对口、报道质量的高下、权威性的高低、媒体关系的好坏等都是需要考虑的点,总的来说,尽量邀请媒体关系好的、影响力更大的媒体。

同时,在媒体邀约方面要多利用一些技巧。比如透露的信息不要太多,要适当制造悬念,要让媒体记者觉得“有新闻点”,不然企业如果本身就不知名,又没新闻爆点,那么记者也不愿意白跑一趟。还有就是,跟媒体沟通的时候一定要强调到现场的是新闻记者,而不是媒体的广告业务人员,到了现场借着发布会的时机进行业务联系,虽然也可以帮忙发稿,但是已经偏离了发布会的方向了。

另外,要搞清楚新闻采访权是什么,比如主流媒体新华网、东方网等,就有采访权,可以对发布的信息进行原创新闻的撰写,而新浪、搜狐等门户网站是没有采访权的,只能进行转载,所以对于没有采访权的媒体要么提供自家的新闻通稿,要么让他们转载有采访权的媒体文章。

 

 五、准备媒体打包材料

为了方便媒体了解相关信息并发稿,主办方一般都会准备相应的媒体打包材料,以手提袋或文件袋的形式,,按顺序摆放,在发布会签到后发放给各个媒体,其中包含了会议议程、新闻通稿、发言人演讲稿、发言人资料、企业宣传册、企业相关负责人联系名片、纪念品、笔记本、笔等。

另外,针对一些敏感事件,有些企业会提前给媒体准备好相应的采访问题,以免现场造成尴尬,被媒体问到一些尖锐突兀的问题,关系好的媒体偶尔操作一下还好,但媒体关系不好的情况下一定要慎用。

 

六、人员安排、会场布置

按照方案安排人员去布置会场,包括背景板、会场指示标、拱形门、横幅、彩旗、灯光、主席台、鲜花、现场音乐、投影设备、纪念品等,同时除了挑选礼仪人员、接待人员外,最重要的是挑选合适的新闻发言人,也就是发布会主持人。

发言人一定要在企业内身居高层,有极高的权限能够代表公司的立场,同时要有良好的形象、极佳的表达能力、灵活的反应能力、现场把控能力。新闻发言人在某种程度上就是企业的门面担当,要能向外界传达出良好的企业形象。

企业新闻发布会策划方案怎么做?有哪些流程?

七、检查各项准备工作

在发布会即将开始之前,一定要细致监测发布会的各个方面,包括流程设置、重要人员是否已经出发、音频设备是否正常使用、现场是否会有意外等,总之,不仅要检查所有工作是否准确就绪,还要对可能产生的突发情况做好预警处理,制定出救场方案。

 

八、发布会实施

按照计划开始发布会,在来宾签到、贵宾接待后,由发言人对整体信息进行有条理、有逻辑的阐述,然后邀请记者提问,经过充分的沟通,保证记者对整个事件的来龙去脉和关键点形成足够清晰的认识,为记者朋友听新闻素材。

如果记者提到了一些不相关的问题,那么可以礼貌委婉的提醒下,如果问到了涉及企业机密的问题,可以拒绝回答,如果记者问到了太过复杂的问题,可以先简单阐述要点,并邀请会后详细探讨。

最后发布会结束,发言人对各位嘉宾朋友的到来再次致谢,如果没有会后聚餐交流环节那么就礼送他们离开会场。

 

九、发布会效果复盘

对新闻发布会后的媒体发布情况要进行检测并汇总,哪家媒体发布的是通稿,哪家媒体对稿件有删稿,不同的媒体发布的又是在哪个版块上(头版、首页、栏目页等),同时,要整理发布会的视频、音频、文档资料,并存档保存。

然后,对此次新闻发布会的效果进行整体的总结,找到不足和优点,找到可优化的环节,积累经验,为下次发布会的成功开展打好基础。

 

最后,必须要说的是,想要打造一场成功的新闻发布会,必须要熟悉媒体的传播途径、运作机制、话题设置、舆论走向等,更要把握自身的立场和利益站点,才能知道怎么去传达自己的观点和核心信息,才能达到更好的传播效果。

另外,对于如何在发布会制造新闻点,公关之家给出的经验有两点,第一是借势,包括发布会邀请明星网红站台,或者借助热点新闻,围绕公众话题释放相关信息;第二是造势,通过结合自身的背景、行业环境、可挖掘的素材等,为媒体的记者朋友们提供一个可切入、可深入的角度,去引导他们输出更多有价值的文章,从而形成行业和舆论的势头。

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