工作安排的六个步骤

安排工作,需要遵循六个基本步骤(尤其是第五步,经常被忽略),否则,就会出现管理失控。除了必要的步骤之外,管理者在安排工作之前,还要进行六点前提性思考,同时,还要注意每个步骤的意义和价值。
六个前提
工作安排的六个步骤
1.  适当压担子可以,但不能超过能力太多,否则,下级就会认为,反正无论怎么干都完不成,索性就不干了。
2.  可控要想避免管理失控,必须有过程检查。说检查而不检查,就没人关注结果了。要确保进度、质量、均衡、协作、改进等五个方面都在掌控之中。
3.  带责责权利对等,这是基本常识。但是,往往下级在领受任务的时候,要的是权力,要的是利益,淡化的是责任。安排工作时,要把责任强调一下。
4.  整体:要有大局观和整体概念,上级不是只有一个下级,他也不是只有一项工作。上级要做好平衡,避免鞭打快牛,失去公平。
5.  信任:既然交给他去做,就不要干扰他的指挥或操作,充分信任下属。否则,就会降低他在同事中的威望。
6.  考绩:无论如何,上级都要有强烈的结果意识,告知下级你要的结果是什么,同时,如何评估结果,也要想清楚。
六个步骤
工作安排的六个步骤
1.  解释工作的重要性:上下级因为不在一个层面,对同一问题的认识存在较大差异,因此,上下级必须统一思想,达成共识,形成共鸣。
2.  说明上级的要求:明确提出要求,设定具体标准,以此作为工作检查的依据和考核的标准。
3.  界定职权范围:什么能干,什么不能干,必须明确说明,不能越权行事。因为越权之后,上级就要去救火、去善后。
4.  协商最后限期:就完成任务的日期进行磋商,但上级也要清楚,有些日期是不可谈的,视情况而定。
5.  听听对方的反应:前四个步骤,基本上是上级在主导,下级是否完全理解,需要上级进一步确认和澄清。
6.  跟踪控制:商定纠偏措施,比如下级拿不准的时候可以来请教上级。上级与下级约定沟通时间,以避免出现赶工现象。
六点意义
工作安排的六个步骤
以上六个步骤都有其必要性,分述如下:
1. 形成共鸣:思想上达成共识,上下保持一致
2. 设定标准:有标准就便于追踪,也便于考核
3. 防止越权:监督先斩后奏、胆大妄为的下级
4. 控制进度:任务的截止日期早于上级的底线
5. 澄清误解:上下级确认沟通事项,防止误解
6. 纠正偏差避免赶工:监控过程,保持均衡
总体框架
正因为上级作了六点前提性思考,才有了六个步骤的安排,也正因为认识到了每个步骤的意义和价值,才不会厚此薄彼。请惠存下图。

工作安排的六个步骤

总之,安排工作的时候要“视险而估,量力而行”,先评估风险,然后,根据对下级成熟度(心理上和工作上都需要成熟)的判断,决定把工作委派给谁。

原文始发于微信公众号(南开大熊)

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