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GTD实践:Microsoft To Do

在半放弃GTD,抛弃滴答清单,利用excel或纸笔进行日程记录的三个月后,我又重新拾取起GTD,改用Microsoft To Do进行任务管理,目前已经施行半个月了,感觉比上次失败经历有所进步。

为什么放弃滴答清单?

1.功能强大反成为制约

无论从哪个角度,滴答清单都称得上功能齐全强大,清单、标签、智能标签、任务统计、番茄钟…….我花了很多时间研究,也设计了一套自我感觉很好但非常复杂的使用方法,导致思维负担和执行成本太高。

2.个人执行力度不够,完美主义导致自暴自弃

由于整个体系过于繁杂,且给自己设置的任务太多,标准太高,我逐渐逃避使用滴答清单,放弃GTD。

为什么选择Mircosoft To Do?

对我而言,全平台同步是必备条件,这两个软件都符合这个条件。在此基础上,相较于滴答清单,这款软件对我而言有以下优势:

1.功能简单不费脑

Microsoft To Do的功能相较于其他任务管理软件,可以说很“寒酸”,只实现任务管理的基本功能,没有更多的高级功能。我不用花很多时间去研究或者规划。

2.重新开始&免费

打开滴答清单,发现之前遗留的十几个清单,上百个任务,让我心理负担非常沉重,加之会员过期还需要续费,而Mircosoft To Do完全免费,所以我倾向于从新开始。

3.独有的“我的一天”功能

这真的是一个非常棒的功能。这是我对比了很多任务管理软件,最后选择Microsoft To Do 的决定性因素。这个功能让我只需在每天早上进行规划,把任务拖入进该清单,剩下的时间只用关注这一个清单即可。

个人觉得微软待办最大的特色就是「我的一天」,这个功能真的非常非常非常好用。
它的本质其实是一个今日的 inbox。很多软件的逻辑是今日到期,那你就今日去做,但现实中根本不是这样,有一些项目是需要提前开始做的。有些人说直接把到期日设为想做的那一天,但是这样的话你在输入 to do 的时候就要马上决定何时去做,而且往往计划赶不上变化。不如当天看看,啊我今天有时间,可以把这个任务放到我今天的 inbox 里。
很多软件也有过滤器,但是真的很多过滤筛选,仍然会有纰漏,不如你自己手动查看每个清单,看看有没有今天可以做的。而且微软待办自己的 tag 其实很好用,搜索功能也是很不错的。现在我已经被「我的一天」宠坏了,用不了其他 orz
微软待办本身的定位应该是比较轻量级的,简洁不代表不好用,它有自己适合的人群。

我的Microsoft To Do使用方法

GTD实践:Microsoft To Do
自带清单.png

上面是Microsoft自带的清单,下图是我自定义的清单,我的流程就围绕这些清单进行。

GTD实践:Microsoft To Do
我的清单.png

1.原则

这一次从一开始设计GTD流程,我给自己设定了两个原则

Rule1:越简单越好,减少使用障碍

吸取上次失败经验,并借鉴之前在《掌握习惯》中学到的最省力法则,我减少了清单数量,并弱化了标签功能,让思考负担变小。

Rule2:一步一步来,逐渐增加量。失败一次,下一次再继续。

我有很多想要养成的习惯,但是不要一下子全部堆在一起进行,而是从少到多,慢慢来。因此我把每日循环的任务砍掉一半,减少障碍,并且给自己一个暗示:今天没做到没有关系,明天继续就行。而不是因为一次失败就放弃整个任务。

2.具体方法

一旦有任何想法、任务我都会收集进任务清单。

GTD实践:Microsoft To Do
GTD.png

每周我会清空一次收集箱,按照上图逻辑整理。
每月我会将也许清单里面的任务重新放入收集箱进行检视。

3.一些改变

除了简化,我还增加了以下两点

Change1:增加循环清单,便于执行重复任务

之前的重复任务并未与下一步行动进行分离,导致管理混乱。这次我增加了循环清单,便于自己归类和检查。

GTD实践:Microsoft To Do
循环.png

其中反思提醒是我这次的新灵感。经常读到很多有启发的观点想要提醒自己注意,或者想要定期思考的问题,但是总是没多久就会忘记,这个清单的作用就是提醒我这些想法,反思自己的行为。

Change2.增加检查任务,便于提醒自己完成

我给自己在每日,每周,每月都增加了一个检查清单任务,定时提醒自己完成。

GTD实践:Microsoft To Do
每日清单.png

按照这样已经执行半个月了,目前进行起来没有太痛苦,比较符合我当前需求,等下次有变化再写一篇新的文章进行更新。

作者:静夏安好

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