“小明,晚上去happy呀”,
晚上7点半,小明收到好基友小回的消息
“happy个鬼,还在开会”
“又开会,你怎么那么多会,大领导啊”
“呵呵,累的无力吐槽,都不想干了。。。。”
“说来听听,让哥开心下”
“呸”
“说认真的,啥情况,我帮你分析下”
小明开始倒豆子了:
3、发言拖沓:然后就是各部门大佬做总结和计划宣讲,规定每人不超过20分钟,结果就没少于半小时的,**部的老大更厉害,拿着一张表格,讲了一个半小时,内容也看不清楚,我无聊的都快睡着了。
4、现场混乱:这个月目标没达成,老板说下个月要拿出可行性的计划,这个部门有困难,那个部门有想法,这不,讨论到现在,也没个结果,都快吵起来了。
5、没有结果:晚上9点,会议终于结束了,无语的是,下个月可行性计划也没个结论,居然变成会后商议给方案,我去,会后商议!那开这一天干嘛,每次都会后商议,然后就没有结果了。
今天这样的会议都是常态了,我已经心力交瘁。。。。
01高效会议的六个关键要素
1、明确会议目的和产出
例:如果会议的目的是就某件事情商议出解决办法,那么会议中就必须将大家提出的办法整理并决策,最后不管是投票也好,一人拍板也好,都要确定1-2种解决办法,否则你一句我一嘴,会开完了才发现什么结论都没有。
2、确定会议的形式和流程
会议流程:
有明确的会议流程,才能保证会议在指定的时间内按照计划的方向发展,
例如:
Ⅲ、留有自由讨论时间,方便交流想法,达成共识
3、制定并申明会议制度(会议通知)
Ⅲ、边开会边办公,玩手机的,交头接耳的,进进出出的
这些情况也都是现在大多数会议的常态,很多人中招,可是也觉得很无辜,我太忙了,不边开会边做,怎么搞的完,其实这样就是个恶性循环,会议效率下降了,事情没解决,还得重复做,重复开会。
那如何避免这样的情况呢?
会议制度包含的内容:
Ⅰ、会议的流程
Ⅱ、会议必须遵守的约定
Ⅲ、违反约定的惩罚措施
4、做好会前准备
Ⅲ、资料准备,会议中需要用到的文件。
5、会议纪要
会议记录有两个要点:
主要包括以下几个部分的内容:
Ⅲ、会议待协商处理事项及对应的责任人,完成时间
重点内容,可以特殊颜色或加粗标注
6、会议后续跟踪
02参会人如何实现价值最大化
1、会议组织者
作为会议的组织者,必须要负责会议流程和制度的执行,职责包括:
Ⅲ、超时提醒:会议中准备计时器,超时提醒,严重超时可直接中止。
Ⅳ、主题把控:一旦出现跑题的现象,及时打断拉回。
Ⅴ、制度执行:对于约定的违反规则需要做出的惩罚,监督执行,起到震慑作用。(一般是人资或者是行政部门)
2、会议决策者
会议决策者,作为权威,需要给出态度和决策来:
Ⅲ、作为裁判,对争论不休的分歧点做出决策。
3、会议发言者
发言者是会议内容重要组成部分,会议发言者在公众场合的表现,对自己在上级或者下属心中的印象影响都非常重要:
4、会议参与者
Ⅲ、抱着认真学习的态度,虚心听取其他部门的宣讲,这也是开拓视野和学习的机会。
03高效会议管理实操—计划总结会
1、会议前
①小明收到了行政发来的会议邀请,内部包括:
日期 | 事件 | 发言人 | 备注 |
Ⅱ、会议制度:
会议中出现以下行为,由行政统计,乐捐20元,作为下次会议的茶歇基金:
A.开会超过5分钟未到场
B.会议过程中另行他事,被行政发现2次及以上的
C.发言超时10分钟以上的
Ⅲ、会议汇报资料模板
2、会议中
3、会议后
Ⅲ、三天后,按照约定情况,行政小姐姐对待解决事项的完成进度进行了跟踪发布。
04、其他类型会议管理要点
计划总结会是企业日常管理过程中比较常见的会议类型,主要特点是由几个代表汇报发言,比较正式,为保证会议高效,对流程的把控非常重要。
除了计划总结会外,工作中还有2种类型的会议:分享会,脑暴会。
1、分享会
例:优秀员工分享,成功项目分享
企业内部定期组织分享会,可以加深学习的氛围,共同进步,但是很多企业的分享会都变成例行公事的现场,参会人员不认真聆听,分享人员讲的枯燥乏味。那么一场高质量的分享会应该是怎么样的呢?
2、脑暴会
例:策划案创意脑暴
脑暴会是所有会议中最难的一种,因为对会议的结果一开始是完全无法预测的
最后,会议本身是为了更高效的解决问题,但是往往大多数企业都会遇到低效会议的痛点,希望以上的分享能给帮助大家提高工作效率,早点下班!
作者:瑶光;【suphie0524;微信公众号:回了CRM】,某互联网自媒体联合创始人,曾在零食top3品牌负责用户体验管理。
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