前几日，我们分享了“最全的线上活动策划详细方案”。今天来看看线下的。线下需要确认的可就多了，比如时间，预算，场地，演讲者，发布通知，现场人员名单，物料清单，现场时间表，礼物，PPT等。我们一个一个来说。
本方案的前提条件是：小型线下活动，20-200人，预算5000以内。
Check List ：
定下时间；确定预算；确定场地；演讲者；报名渠道；
发布通知；活动通知格式；现场人员名单；物料清单；
现场时间表；拍照注意；礼物；活动策划；
志愿者；PPT（keynote）。
时间：
跟议论文一样，时间地点人物时间。定下时间，选择地点，预估人数，开始筛选和谈场地。
考虑讲师时间、同事时间、公共节假日时间、场地是否有空…… 综合上面之后，确定时间。
确定活动时间为2小时，还是3小时。当然活动一般会延时，一般是半小时到1小时。
预算：
跟老板谈谈，跟同事问问，若有免费资源，一定用上。
比如免费赞助食物，免费提供场地，免费赞助小礼物等等。这样同样5k能做更多事情。
讨论一次后，也就知道哪些是不能省略的钱，哪些可以灵活。
是否开发票，发票是否另外加7%税点，是否要定金，现场支付还是提前付款等，提前问。
场地：
是否能帮你收快递，现场Wifi，麦克风，投影能不能用。现场吵不吵?电源插座够不够?
空调能用不?能不能放你们的海报、易拉宝?
场地放是否提供免费食物?他们是否有人协助你们?还是只有场地，你们自己搞定其他的。
从正门开始，是否能有指示牌?避免你的用户找不到?
场地是否很有名?人流量是否很大，是否会有该场地游客加入你们活动。
该场地是否有微信、微博等等，是否愿意替你们宣传推广活动，这个可以带来更多流量。
场地负责人的微信、手机号码是?
若不能自己前去看场地，请他们把场地照片发给你。看一次比较有感觉。
现场也知道东西怎么放最合适了。
演讲者：
他们是否有不靠谱前科?会不会准时到达?
他们PPT在活动前检查一次，以防奇怪的事情发生。
他们用mac还是win，是否需要投影仪?
他们的微信或者微博账号是?这在活动宣传时候，需要@ 给他们。
主持人可以把演讲者社交账号读一次，加深了解，介绍时候跟亲切人文。
活动前向演讲者把所有PPT要到，演讲完毕放入分享。方便参加者获取。
报名渠道：
可以用很多地方宣传推广，但是报名的link只能一个。
我个人推荐用Google form去登记和统计报名。
但若全部用豆瓣或者微博活动统计，也可以。总之就是一个统计数据。
避免重复报名，多次统计，发邮件通知也容易出问题。
另外，报名时候可以做小信息收集的。他们常用APP是?怎么知道你们的?有无建议等等。
后台可以看到报名人邮箱和社交账号，对社交大账户可以特别留意一下。
某些相关公司邮箱，签到时候也可以留意。
发布通知：
同上，场地是否可以通知，是否在场地提前张贴海报?
是否还有友情渠道可以通知?
自家那些渠道可以通知?
包括但不限于：短信、邮件、微信、微博、G+、博客、专栏、线下告知……
通知时间(示例)：2014年3月29日上午9：00—上午11：00
地图搜索有数据过期概率，请一定详细指明路线。地点一定配地图指示图，告知最近地铁口，比如：B口出，左拐，看到XX大厦，楼下即是
若需要公交换乘，请详细标注，并指示问路电话。
报名成功后通知一次，活动前3天再通知一次。
另外，活动通知发出后，给演讲者看看。某些演讲者会顺手转发一下，能带来不少人流。
微信、微博发送，然后戳link直接报名。可以用问卷网收集数据。
Google form、活动行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城，做活动发布都不错。
另外，书是死的，世界是变化的。现场一定要灵活使用。
比如市场调查类的活动，就不要到处发通知。先自己公司内部微信、email通知，短信通知，最后再微博通知，最后若人数实在不够，再公众通知。这样能保证得到自己相关用户参加，而不是一堆无关人员，甚至是竞争对手跑来参加。
活动通知格式：
按照标准方式去写，时间地点人物事件。
让人30秒内能判断，这个活动是否值得参加。
不要太文艺腔，过度联想美化。
时间表，地点，演讲内容简介等等干货放前面。
用自己语言多描述一下演讲者，只写XX公司XX职位，容易让职务普通人，失去关注度。
而且牛叉公司牛叉职务，可能让人以为言辞无趣讲套话，而不来参加。
用心写语言，能吸引到不同的受众。
“讨论APP设计原则，快速迭代方式”
“48小时持续熬夜改设计暗黑历程”
“爱改需求的产品经理 VS 敏捷开发工程师”
“设计师分享：怎样高效和工程师沟通”
同一件事用不同方式去表达，会吸引到不同的受众。
现场人员：
确定那些是必须提前来的人。提前1小时到达。
准备物料，检查细节，准备签到物质，跟场地方沟通。
如果现场提供食物，提前1小时点餐，现场人到达后直接开始使用食物，避免等待浪费时间。
明确分工，虽然可以互相照应，有明确分工，更能检查。
拍照的，实时微信群互动的，微博更新的，签到的，发礼物的，传递话筒的……
物料：
常见物料有：海报、现场小礼物、签到表、签到笔(大量)、易拉宝、零食、摄影仪、相机……
不少物料需要提前快递到场地，需要场地方签收。
有些需要提前张贴，比如海报。
现场时间表：
不要拖时间，有些场地有下一场活动，延时会耽误另一个人。
有些场地按照时间计算，延时需要另外计费。
另外，延时会导致用户提前离开，效果也不好。
严格按照时间表来，若调整，再计算一次时间。用电脑或者平板给演讲者倒计时。
并在最后5分钟、1分钟，倒计时提醒。
拍照注意：
拍到现场活动标志。拍到演讲者和PPT。拍到提问者。
拍签到场面、拍接受礼物、拍离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式。
尽量早邀请大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有横幅，可以拍一起在横幅或者海报下合影。
拍一些花絮和小场景特写。这些后期写活动总结和新闻时候能用到。
礼物：
带走的礼物我重点推荐：贴纸，t恤。现场互动的小礼物，我推荐书籍和零食。
礼物不仅仅是用来沟通感情，重点是广告和传播效果。如果能把你的标志贴在电脑上，带到各个地方，这个传播效果有多好。
我看过几个网络媒体记者把小米贴纸贴在自己mac上。那个贴纸挺好看的。虽然我不用小米手机，也仔细看了很久。
千万别在丑购物袋上印刷 XXX公司。要有特色，希望那些爱自拍爱炫耀的网络控，能带回去，能传播，能给别人看。
最好是贴纸、t恤，这个定制不贵，而且传播效应好。其次是帽子、杯子，这能用很久。
再次是手环、明信片等等，这个大部分情况下都会被丢弃，就现场图个意思。
无论选那种，请一定要好看。不好看只会被当睡衣用，或者直接丢掉。
另外对其他公司赞助的礼物，不要抱太大希望。一般都是公司无用废弃品，卖不掉的东西之类。笔啦，电吹风啦，充电器啦，U盘，圆珠笔之类。
当然有比没有好，能加深场内互动效应。提问者得到礼物当鼓励，挺让人高兴的。
好看玩偶非常有传播效果，但是也比较昂贵，一个好玩偶可能需要100左右成本。
即使是糖胶小人，好的定制价格在30元左右。另外糖胶比较小，不如给大大礼物比较有效果。
小零食，巧克力，棉花糖也不错，如果有人提问，给他们区域撒零食。
其他风车啦，气球啦，风筝，勺子啦，包括洗洁精等等，都行。有礼物比没有好。图个意思。
如果事先没有熟悉靠谱的商家，请一定不要去定制，你无法控制质量。
活动策划：
定下时间后，去掉演讲、提问时间，余下来的时间可以策划一些好玩环节。
如果希望台下观众大家互相认识。可以搜破冰游戏。
可以单身交友，这个是大部分人感兴趣环节。
可以让大家分组讨论。也可以现场5分钟，大家轮流分享小故事。
也可以直接茶歇，所有人自动找自己感兴趣的人去聊天。一切看你活动主题。
如果是某个节日庆祝主题，空余时间可能是大家一起玩游戏。
我常用的小方式，会让所有人开始写自己知道的APP，数量最多的送礼物。
另一次是所有人写自己知道的程序语言，数量最多的赢。
这样一群人会按照同一个主题，讨论相关信息，互动最高。
若有现场姑娘提问，可以询问是否单身，若是，可以赠送额外小礼物。
当然如果是户外活动，空余时间大概是玩走扁带，打绳结，回答技术问题等等。
活动方案确定：
活动一般是多人一起举办，策划方案提前跟队友讨论有助于避免盲点。也能提供更多信息。
建立个微信群，其他信息用G doc同步即可。
我办过的活动，一般是3个人一起做，Check List大家一起看，有遗漏会提醒。
“责任到人”方式不适合动态活动，世事万变，一个靠谱团队更能适应变化做出成功活动。
一旦某人暂时不在，另外2个人能补充上。团队能一起教育和培养志愿者和新人。
志愿者：
有很重要且不可替代的职务，比如：组织者、主持人。也有一些活动，谁都能做，可以让任何人5分钟内加入帮助。
比如签到啦，发小礼物啦，维持秩序啦。这些可以从你的参会人员里面选择，填写报名表格时候询问，是否愿意成为志愿者。
一般是10：1的概率，100个人参会，大概10个愿意当志愿者，最后大概有5个真的来当志愿者。
这个也跟组织有关系，公益，有趣，有公信力的组织，更容易获得靠谱志愿者。
大学生是志愿者主力，但他们相对经验较少，但时间更多。
在职2–3年的人员是第二主力，他们经验丰富，一般参加跟工作相关的志愿者。
大牛很少成为志愿者，时间不够。邀请他们来演讲即可。请志愿者填写：姓名，电话，邮件，微信号，擅长领域。
每次活动前，指定志愿者XX，去做XXX的事情。方便3分钟进入状态。若能填写擅长领域，可以引导志愿者完成文案、海报、翻译、报道撰写等等工作。
每次线下活动，好好挖掘和培养志愿者，未来活动会越来越顺利。
PPT(keynote)
记得尽量带上自己组织标志，开头和结束有大标志，结束页面有联络方式。
尽量转PDF，方便会后分享。
不要用XX公司业务介绍，那个格式PPT，太没诚意。
消息源：知乎
作者：柒石二
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